Как правильно подготовить краткий статус по проекту – Отчет о статусе проекта – что это и как его подготовить?

Содержание

Отчет о статусе проекта - что это и как его подготовить?

Отчет о статусе проекта? Я впервые столкнулся с этим понятием в 2005 году. Мне предстояло до конца дня подготовить такой документ по проекту «Разработка какого-то web-магазина». Цели этой заметки – донести преимущества регулярной отчетности, описать критерии «хорошего» отчета о статусе проекта, а также поделиться примерами отчетов и их шаблонов.

Итак.

Кому и для чего нужен отчет о статусе проекта?

Руководитель проекта

Во-первых, что бы там ни говорили, но подготовка отчета побуждает руководителя к регулярной оценке своего проекта и себя как его «рулевого». Дисциплинирует, иначе говоря. Если в отчете в разделе «Полученные результаты» или «Новости по проекту» написать нечего, то, согласитесь, любой ответственный менеджер почувствует себя несколько неуютно.

Во-вторых, правильно составленный отчет помогает менеджеру проекта в управлении своей командой и Заказчиком (об этом ниже). Как минимум, отчет сообщает Заказчику и команде проекта, что проект «живет», в нем ведется работа и заняты конкретные сотрудники. Вот фрагменты разделов, которые заполняет управляющий проектом.

Заказчик проекта

Зачем отчет Заказчику? Для Заказчика отчет о статусе проекта – это способ быть в курсе проекта, не погружаясь в детали. Читать переписку, протоколы и пр. документацию мои Заказчики не всегда хотят — времени не хватает. Однако, все они с желанием читают краткую сводку по проекту.

Член команды проекта

Каждый участник проекта получает из отчета две вещи: что происходит вне его области задач (в других группах, например) и какие задачи стоят перед ним на следующий период. Общий статус проекта также полезен, если мотивация его участников является коллективной и связана с общим сроком завершения проекта.

Сотрудники компании

Несмотря на то, что эта группа может и не принимать участие в проекте напрямую, часто бывает так, что в ней бывают «скрытые стейкхолдеры». Например, проект предусматривает ребрендинг компании и последующую смену спецодежды сотрудников. Директор по персоналу не входит в команду этого проекта, однако хочет знать, с какого квартала нужно заложить в бюджет смену рабочей одежды.

Пример отчета о статусе портфеля проектов, подготовленного Проектным офисом

Что такое «хороший» отчет?

Хороший отчет должен отражать:

  1. Что сделано в проекте с последнего периода? Можно назвать это «Новостями», «Ключевыми достижениями», «Deliverables» и пр. Суть простая: прочитав только этот раздел, Заказчик  должен сразу получить представление о проекте и его состоянии (текущем статусе). Удобно, согласны?
  2. Какие задачи на следующий период стоят перед проектом и его командой? Что и когда нужно сделать с указанием фамилий. Добавлю между строк: фамилия и имя сотрудника напротив какой-то записи в отчете очень стимулирует «персонажей» к прочтению документа.
  3. Прогноз реализации проекта с учетом текущего положения дел.

Какие еще разделы могут быть в отчете?

Список разделов в отчете о статусе проекта может быть большим, выбирайте то, что вам потребуется.

  1. Просроченные задачи. В этом разделе отражаются просроченные задачи и их текущие даты завершения с указанием ответственных и причин отклонений.
  2. Сроки и результаты проекта. Раздел информирует о контрольных вехах проекта и их текущих / базовых датах достижения.
  3. Проблемы и вопросы к Заказчику. Список вопросов, рисков, проблем и пр., которые требуют участия Заказчика. Важный раздел, если вы хотите управлять своим Заказчиком.
  4. График выполнения проекта по срокам. Это кривая, которая показывает относительное отклонение сроков от базового плана проекта. Если виден отрицательный тренд, то пора бить тревогу
  5. Бюджет проекта и его состояние. Как в целом, так и по статьям. Если бюджет осваивается поквартально и связан с бюджетированием, то в разрезе кварталов. Обязательно указать прогноз бюджета на следующий период. Если кто-то использует «освоенный объем», вышлите мне на E-mail, очень хочу посмотреть.
  6. Планируемые встречи по проекту. Актуально для проектов, в которых график встреч является важной частью коммуникаций. Например, консалтинговые проекты. Укажите, дату, повестку дня и планируемый состав участников.

Еще несколько правил хорошего отчета:

  1. Отчет должен быть кратким – из практики не более двух страниц текста. Я стараюсь составлять разделы таким образом, чтобы они шли от наиболее значимых к менее значимым. Для второстепенных вопросов активно использую вложения в виде файлов (будет желание – откроет и прочитает).
  2. Используйте смайлы и цвета. Пусть и выглядит несколько мультяшно, но зато больше вероятность, что отчет прочтут до конца.
  3. Хороший отчет должен нести в себе «сюжет». Это сложно объяснить и не так просто сделать. Автор отчета должен быть в некотором роде журналистом, который пишет статью про убийство известного бизнесмена или политика. Если отчет не вызывал у Заказчика эмоций или действий, то вы подготовили «просто отчет». Но если у Заказчика появилось желание написать письмо, сделать 1-2 звонка или просто «пропушить менеджмент», то отчет удался.

Задавайте вопросы в комментариях. Возможно, у меня есть в копилке отчеты и шаблоны, которые вам именно сейчас.

Несколько примеров отчетов о статусе проекта, которые можно скачать

www.pmoffice.by

Отчет о статусе проекта | Александр Кольцов

Цели моей заметки — донести преимущества регулярной отчетности, описать критерии «хорошего» отчета о статусе проекта, а также поделиться примерами отчетов и их шаблонов.

Итак.

Кому и для чего нужен отчет о состоянии проекта?

Руководитель проекта

Во-первых, что бы там ни говорили, но подготовка отчета побуждает руководителя к регулярной оценке своего проекта и себя как его «рулевого». Если в отчете в разделе «Полученные результаты» или «Новости по проекту» написать нечего, то, согласитесь, любой ответственный менеджер почувствует себя несколько неуютно.

Во-вторых, правильно составленный отчет помогает менеджеру проекта в управлении своей командой и Заказчиком (об этом ниже). Как минимум, отчет сообщает Заказчику и команде проекта, что проект «живет», в нем ведется работа и заняты конкретные сотрудники.

Заказчик проекта

Для Заказчика отчет — это способ быть в курсе проекта, не погружаясь в детали. Читать переписку, протоколы или документацию по проекту мои Заказчики не всегда хотят. Однако, все они с желанием читают краткую информацию по проекту.

Член команды проекта

Каждый участник проекта получает из отчета две вещи: что происходит вне его области задач (в других группах, например) и какие задачи стоят перед ним на следующий период. Общий статус проекта также полезен, если мотивация его участников является коллективной и связана с общим сроком завершения проекта.

Сотрудники компании

Несмотря на то, что эта группа может и не принимать участие в проекте напрямую, часто бывает так, что в ней бывают «скрытые стейкхолдеры». Например, проект предусматривает ребрендинг одной из компаний и последующую смену спецодежды сотрудников. Директор по персоналу не входит в рабочую группу проекта, однако хочет знать, с какого квартала нужно заложить в бюджет смену рабочей одежды.

Что такое «хороший» отчет?

Хороший отчет должен отражать:

  1. Что сделано в проекте с последнего периода? Можно назвать это «Новостями», «Ключевыми достижениями», «Deliverables» и пр. Суть простая: прочитав только этот раздел, Заказчик  должен сразу получить представление о проекте и его состоянии.
  2. Какие задачи на следующий период стоят перед проектом и его командой? Что и когда нужно сделать с указанием фамилий. Добавлю между строк: фамилия и имя сотрудника напротив какой-то записи в отчете очень стимулирует «персонажей» к прочтению документа.
  3. Прогноз реализации проекта с учетом текущего состояния.

Какие еще разделы могут быть в отчете?

Список может быть большим, выбирайте то, что вам потребуется.

  1. Просроченные задачи. В этом разделе отражаются просроченные задачи и их текущие даты завершения с указанием ответственных и причин отклонений.
  2. Сроки и результаты проекта. Раздел информирует о контрольных вехах проекта и их текущих / базовых датах достижения
  3. Проблемы и вопросы к Заказчику. Список вопросов, рисков, проблем и пр., которые требуют участия Заказчика. Важный раздел, если вы хотите управлять своим Заказчиком
  4. График выполнения проекта по срокам. Это кривая, которая показывает относительное отклонение сроков от базового плана проекта. Если виден отрицательный тренд, то пора бить тревогу
  5. Бюджет проекта и его состояние. Как в целом, так и по статьям. Если бюджет осваивается поквартально и связан с бюджетированием, то в разрезе кварталов. Обязательно указать прогноз бюджета на следующий период. Если кто-то использует «освоенный объем», вышлите мне на E-mail, очень хочу посмотреть.
  6. Планируемые встречи по проекту. Актуально для проектов, в которых график встреч является важной частью коммуникаций. Например, консалтинговые проекты. Укажите, дату, повестку дня и планируемый состав участников.

Еще несколько правил хорошего отчета:

  1. Отчет должен быть кратким — из практики не более 2 страниц текста. Я стараюсь составлять разделы таким образом, чтобы разделы шли от наиболее значимых к менее значимым. Для второстепенных документов активно использую вложения в виде файлов (будет желание — откроет и прочитает).
  2. Используйте смайлы и цвета. Пусть и выглядит несколько мультяшно, но зато больше вероятность, что отчет прочтут до конца.
  3. Хороший отчет должен нести в себе «сюжет». Это сложно объяснить и не так просто сделать. Автор отчета должен быть в некотором роде журналистом, который пишет статью про убийство известного бизнесмена или политика. Если отчет не вызывал у Заказчика эмоций и действий, то это «просто отчет». Если, прочитав отчет, у Заказчика появилось желание написать письмо, сделать 1-2 звонка или просто «пропушить менеджмент», то отчет удался.

Пример отчета о состоянии проекта, а также несколько шаблонов во вложении.

Желаю успехов!

Отчет о статусе проекта (пример 1)

Отчет о статусе проекта (пример 2)

Шаблон 1

Шаблон 2

Шаблон 3

www.koltsov.by

5 советов для хорошего отчёта о статусе проекта

09 Апр 2015

Любой компании, малой или крупной, необходимы чёткие коммуникации между сотрудниками и подразделениями. Сотрудники работают над разными задачами и возможность быстро оповещать заинтересованных лиц о статусе частей проекта и проекта в целом просто необходима.

Приложения для управления проектами, вроде Trello и Basecamp облегчают задачу, но иногда возникает необходимость написать простой отчёт о статусе. Возможно этого захочет ваш руководитель, или необходимо получить или сохранить поддержку заинтересованного лица, или же просто коллегам требуется больше информации.

В этом руководстве будут рассмотрены 5 советов для написания качественного отчёта о статусе проекта. Он может принимать форму информационного электронного письма или формального отчёта – и к каждой возможной форме применимы нижеописанные рекомендации.

Из советов Вы узнаете, что нужно сделать, чтобы организовать ключевые идеи и ясно их изложить, а также избежать основных ошибок.

  1.  Задавайте вопросы

Такой совет может показаться странным, ведь, в конце концов, задача отчёта предоставлять информацию, а не запрашивать её. Но на самом деле задавать вопросы просто необходимо.

Чтобы добиться максимального эффекта от отчёта, необходимо понять для кого пишется отчёт и что эти люди хотят знать. Это поможет сделать отчёт более кратким и сконцентрироваться на том, что будет интересно адресату. Например, если необходимо написать отчёт о статусе добавления новых функций на сайте компании для менеджера, то сначала нужно выяснить его ожидания.

Почему это функция важна? Какие ожидаются результаты? Насколько подробно стоит излагать информацию? Что критично, а чем можно пренебречь?

Вероятнее всего, руководителю интереснее знать, как это повлияет на продажи и сколько это стоило, а вот технологическую часть стоит оставить специалистам. Будет ли это начало более крупного проекта по улучшению сайта и взаимодействию с клиентами в сети или же просто единичная инициатива? Важно понимать ожидания и предысторию.

Возможно требования и ожидания уже Вам известны. Или кажется, что известны. Если есть сомнения – спрашивайте прямо. Чем больше ясности будет в начале написания отчёта, тем легче будет происходить процесс.

Так же стоит выяснить, какую форму предпочитает потенциальный получатель отчёта. Большинство компаний имеют свои стандарты отчётности, что упрощает задачу. Кто-то использует специализированные программные продукты, вроде StatusPath или Reportify. Но если всё же таких стандартов нет, лучше выяснить хотя бы примерную форму и размер этого отчёта.

  2.  Фокусируйтесь на результатах, а не действиях

Во время написания отчёта о статусе возникает естественное желание описать в нём всё, что было сделано по объекту отчёта. Однако делать этого не стоит. Такой подход ведёт к простому перечислению совершённых действий. Это может казаться важным Вам, но не иметь никакого значения для Вашего руководства.

Например, при запуске нового функционала на сайте приходилось проводить встречи и переговоры с подрядчиком, решать технические и организационные задачи. И как бы ни хотелось рассказать об этом руководству – это не то, что он хочет услышать. Это будет пустая трата его и вашего времени. Оно просто того не стоит. Вместо этого расскажите о том, какие преимущества даёт эта функция, какие могут быть эффекты. Лучше всего снабдить отчёт какими-нибудь данными и графиками. Если есть первые результаты или прогнозы – приложите их.

  3.  Ключевые элементы

Несмотря на то, что у каждой компании есть свои стандарты отчётов, есть ключевые элементы, которые должны входить в каждый из них.

Общая информация. В самом начале отчёта стоит дать общую информацию о проекте и его нынешнем состоянии. Буквально несколько предложений или тезисов. Возможно у руководства не будет времени читать дальше этого пункта, но они уже смогут получить определённую информацию. На каком этапе находится проект? Какой следующий? Есть ли серьёзные проблемы?

Прогресс по контрольным точкам. Если проект тщательно распланирован, то вероятнее всего в плане указаны даты начала и окончания конкретных операций по проекту. Их стоит включить в отчёт, а так же указать, насколько проект укладывается в эти сроки. Если какие-то задачи ещё находятся в процессе выполнения, можно указать их готовность в процентном отношении.

В зависимости от того, насколько подробную информацию требует адресат, варьируется и степень детализации плана. Это может быть как позадачный отчёт о выполнении, так и только основные контрольные точки.

Ключевые проблемы. Даже при качественном планировании большинство проектов встречают проблемы на своём пути. Возникает соблазн приуменьшить их количество или значимость, особенно если отчёт предназначен лицу, серьёзно заинтересованному в успехе проекта. Но необходимо чётко обозначить эти проблемы по следующим причинам:

  1. Одна из основных задач руководителя проекта – это помогать решать проблемы при выполнение проекта. Чем раньше о проблеме станет известно – тем проще будет справиться с ней, при помощи ресурсов, которыми обладает вышестоящее лицо.
  2. Если проект пойдёт не по плану, будет лучше если об этом будет известно заранее. На ранней стадии можно попытаться найти решение и всё же уложиться в сроки или внести какие-то другие корректировки в проект. Последнее, что нужно любому проекту – это проблемы, о которых узнают в последний момент.

Ближайшие шаги. Если в отчёте говорить о проблемах, нужно попытаться предложить решения. Для каждой проблемы, упоминаемой в отчёте, должны быть описаны шаги, которые планируется предпринять. Даже если в отчёте Вы просите поддержки или содействия, предложите хотя бы набросок плана.

Так же стоит упомянуть о запланированных задачах. Например, что планируется сделать до следующего отчёта? Какая следующая веха в проекте. Из отчёта должно быть понятно, куда движется проект.

  4.  Визуализируйте

Простой график способен красноречивее рассказать о статусе проекта, чем несколько страниц текста. Можно найти подходящий инструмент визуализации для любого вида информации. Например:

  • Цветовые индикаторы. Используйте основные цвета: красный, жёлтый и зелёный, чтобы отмечать статус проекта или отдельных задач. Без объяснений ясно, что отмеченная красным задача отстаёт от графика.
  • Гистограммы. Просто и понятно показывают степень выполнения каждой задачи. Чаще всего в процентном соотношении.
  • Диаграмма Гантта. Самый распространённый инструмент в управлении проектами, показывающий временной план проекта и степень его завершённости. При его составлении главное не дать слишком много информации на одном графике. Информационная перегрузка делает диаграмму нечитабельной.
  • Диаграмма проблем. Этот инструмент нужен не всегда, но иногда имеет смысл вести список проблем, которые встречались во время выполнения проекта, а также отмечать какие из них были решены и как.

 

Пример визуализации:

  5.  Будьте лаконичны

Если стандарты компании не требуют определённого объёма для отчёта, то отчёт нужно сделать как можно более кратким. Поставьте себя на место читающего – его цель получить представление о ходе проекта как можно быстрее.

Если от Вас потребуется дополнительная информация – будьте к этому готовы. За кратким отчётом должен быть большой объём информации по проекту. Структурируйте её заранее, на случай если у читателя возникнут вопросы.

Часто отчёты о статусе представляются перед совещаниями или непосредственно на них. Естественно нужно быть готовым к тому, что Ваш отчёт вызовет вопросы по поводу проекта. Попытайтесь понять, что именно может вызвать интерес у аудитории и подготовьте материалы и ответы заранее. Даже если они не понадобятся, Вы будете чувствовать себя увереннее.

Если отчёт отправляется по электронной почте, эти дополнительные материалы по потенциально интересным вопросам можно прикрепить к отчёту отдельным файлом, указав, какая там содержится информация. Если будет время и необходимость – адресат с ней ознакомится. Или же можно просто указать, что эта информация у Вас есть и можно обратиться за ней.

  Пример.

Ниже можно увидеть очень краткий пример отчёта о статусе проекта, сделанный по описанным правилам. Используйте его в качестве памятки по основным разделам. И помните основные правила:

  • Задавайте вопросы
  • Результаты, а не действия
  • Ключевые элементы
  • Визуализация
  • Излагайте необходимый минимум – владейте максимумом информации

Оригинал: http://business.tutsplus.com/tutorials/how-to-write-better-status-reports—cms-23479


www.pmservices.ru

Как отчитываться о состоянии проекта

Ваш руководитель попросил вас возглавить проект в вашей компании. Может быть, вы являетесь руководителем проекта, а может быть, и нет. Несомненно, что немногие люди знают, как  следует отчитываться о состоянии проекта, даже если они являются опытными руководителями проектов. Основная проблема в том, что многие люди не понимают точку зрения руководителя, от которого требуется информация о большом проекте.

Здесь приведены основные правила того, как необходимо отчитываться о состоянии проекта, которые можно использовать для повышения вашей репутации как человека, который способен вовремя сообщать требуемую информацию руководству и проектной группе и обеспечивать успешную реализацию проекта.

Перспектива управления

Если проект является важным, от вашего начальника будут требовать, чтобы он сообщал своим руководителям о ходе его выполнения. Умные руководители всегда ждут новой информации о состоянии важных проектов. Доклад об отличном состоянии означает, что руководители полностью информированы о состоянии и общем направлении ваших проектов без необходимости самим принимать в них участие (вмешиваться). Есть определенная информация, которая необходима вашему начальнику,  чтобы показать своему руководителю, что он держит все вещи под контролем и способен ими эффективно управлять. Если вы будете предоставлять эту информацию так, чтобы ваш руководитель мог регулярно ее использовать, то вы очень быстро подниметесь по карьерной лестнице.

Даже для относительно менее важных проектов эффективный отчет о состоянии позволяет вашему руководителю потратить всего несколько секунд на беглый просмотр вашего отчета, чтобы определить, насколько продвинулась вперед работа над вашим проектом.

Отличный отчет о состоянии свидетельствует о ясности и об отсутствии беспорядка. Ваша задача как руководителя проекта – отобрать из беспорядочного нагромождения информации его самые важные элементы и затем представить их так, чтобы сотни и тысячи часов работы можно было понять за 30 секунд.

Чтобы написать отличный отчет о состоянии, вам нужно понимать следующее:

  • Три составляющих состояния.
  • Как писать краткие отчеты.
  • Какие основные данные необходимы руководству.

Три составляющих состояния

Есть три основных составляющих, которые должны входить в отчет о состоянии проекта:

  • Общее: Нужно увидеть общее состояние проекта. Руководитель должен иметь возможность определить, что с проектом есть какие-то проблемы. Иногда требуется принять решение относительно проекта. Вы можете не обладать всей требуемой информацией. Ваш проект может быть в худшем состоянии, чем вы думаете.
  • Контрольные точки: Ваш проект включает в себя основные задачи, которые должны быть выполнены до определенных моментов времени. Руководитель должен видеть, какие контрольные точки уже достигнуты, к каким из них проект приближается, и какие из них должны быть достигнуты в дальнейшем. Это позволяет проанализировать план и решить, устраивает он вас, или его нужно переделать.
  • Трудности: Вероятно, ваш проект имеет препятствия на пути его завершения, которые были обнаружены. Нужно представить краткое описание каждой проблемы, чтобы можно было принять решение о том, следует ли вмешиваться в разрешение этой проблемы.

Организация вашего отчета о состоянии

Хороший отчет о состоянии проекта должен начинаться с самых высоких уровней детализации и идти дальше ко все более низким уровням.

Таким образом, первым должно идти общее состояние проекта. Если руководителю понравится то, что он увидит здесь, он может не читать дальше. Основные контрольные точки должны следовать за общим состоянием проекта. Если руководителю не нравится общее состояние проекта, или ему нужна более подробная информация, он может проверить приближающиеся плановые сроки и степень близости проекта к ним. Трудности могут задержать эти сроки, поэтому, когда руководитель увидит проблему в вашем графике выполнения проекта, он сможет прочитать отчет дальше и увидеть, в чем она состоит. Хорошие руководители проектов сообщают о проблемах в приоритетном порядке, первой показывая проблему, которая несет в себе наибольшую опасность срыва реализации проекта.

Краткие отчеты

Ваша работа состоит в том, чтобы сообщать о деталях вашего проекта в кратких, лаконичных отчетах о состоянии, с которыми руководитель мог бы быстро ознакомиться без необходимости тратить на это много времени. Вы можете потратить 30 минут на написание отчета о состоянии, но всегда помните, что ваш руководитель не может потратить 30 минут на изучение отчета. В реальности он имеет только 30 секунд на ознакомление с состоянием проекта, поскольку он может отвечать за 30, 40, 100 или даже за большее число проектов.

Умение руководителя проекта отчитаться о состоянии проекта без излишне подробных комментариев имеет огромное значение. Рекомендуется писать отчет так же, как вы бы писали телеграмму. Более подробно об этом будет рассказано далее.

Что должно быть включено в краткие отчеты

Как можно представить описание состояния проекта без многословности? Это трудноразрешимая задача, но она не является невозможной. Здесь приводится несколько советов:

  • Пишите в виде списка, а не сплошным текстом. В вашем отчете о состоянии нигде не должно быть абзацев.
  • Избегайте излишнего использования заголовков и двоеточий. Очевидно, что 7/4/2008 – это дата. Написав "дата: 7/4/2008", вы не сообщите никакой дополнительной информации.
  • Сокращайте отчет, насколько это возможно. Сокращайте все обороты речи и предложения.
  • Избегайте использования наречий (действительно, очень, много) и прилагательных (хороший, плохой, скверный).

Основные данные

Руководству необходимо получить от вас определенные данные, чтобы увидеть общее состояние проекта, степень его выполнения относительно контрольных точек и трудности, связанные с реализацией проекта. Для описания общего состояния проекта может требоваться следующее:

  • Название проекта
  • Идентификационный номер проекта, если ваша компания использует средство для хранения проектов.
  • Общее состояние проекта (красное, желтое, зеленое – более подробно об этом в следующей статье).
  • Процент выполненной работы по проекту, запланированный на текущий момент (планируемая завершенность).
  • Реальный процент выполненной работы по проекту.
  • Число дней, на которые вы опережаете план или отстаете от плана.
  • Число серьезных трудностей, с которыми вы столкнулись (более подробно об этом далее в данной статье).
  • Число обычных трудностей, с которыми вы столкнулись.

Эти элементы данных должны предоставлять общий обзор состояния проекта для рядового сотрудника, который не держит в уме все детали и не заинтересован в серьезном вовлечении в ваш проект.

Вашему руководителю может потребоваться увидеть больше, чем только общее состояние проекта. Он может захотеть увидеть состояние проекта относительно конкретных контрольных точек, чтобы принять решение о том, нужно ли больше уделять внимания проекту. Одна из самых сложных вещей, которую руководитель должен делать всегда, - это решать, дать вам больше возможностей или вмешаться в вашу работу. Руководитель не хочет выполнять вашу работу вместо вас, но он также не хочет, чтобы вы потерпели неудачу с ней.

В этом смысле полезно предоставлять в отчете контрольные точки проекта. Это позволяет руководителю оценить ваш план, определить его приемлемость в данных условиях и предсказать ошибки, которые могут привести вас к провалу.

Контрольные точки имеют 6 составляющих:

  • Название контрольной точки.
  • Доля завершенной работы в процентах для контрольной точки.
  • Плановое начало.
  • Плановое завершение.
  • Реальное начало.
  • Реальное завершение.

Некоторые люди предпочитают предоставлять красное, желтое, зеленое (RYG) состояние для каждой контрольной точки в своем проекте. Завершенные задачи обозначаются зеленым. Все последующие контрольные точки имеют такое же состояние, что и текущая контрольная точка, поэтому нет смысла различать их. Состояние RYG всего проекта имеет значение.

Лучше всего начать с более ранних задач и закончить сроком сдачи проекта. Если вы перечислите их бессистемно, то внесете больше беспорядка, чем ясности.

Разрешение проблем

Заключительной частью вашего отчета о состоянии должен быть список основных трудностей, с которыми сталкивается ваш проект. Важные данные о проблемах, которые нужно предоставить:

  • Номер сертификата: если имеется система сертификации, предоставьте (нам) ссылку на сертификат или на номер сертификата.
  • Название проблемы: оно должно быть очень наглядным и кратким.
  • Дата и время сообщения: нужно, чтобы увидеть срок давности проблемы. Чем он больше, тем больше вероятность возникновения серьезных неприятностей, если проблема не будет быстро разрешена.
  • Приоритет или серьезность проблемы: ваша проблема является очень важной, если она останавливает реализацию проекта. Если проблема останавливает продвижение проекта вперед и единолично ставит под удар срок его сдачи, то это очень серьезная проблема. Если проблема – это очередная ошибка в программе, то она может быть быстро разрешена, и не является серьезной.
  • Имя человека, который в данный момент занимается разрешением этой проблемы.
  • Предполагаемое время завершения: Руководителям желательно предоставить время и дату, когда проблема будет разрешена. Если это невозможно, то предоставьте время и дату, когда вы перейдете на следующий этап в процессе разрешения проблемы. Если и это невозможно, предоставьте предполагаемое время следующего обновленного состояния проблемы.
  • Текущие действия: Что в данный момент делается для разрешения этой проблемы? Организуете ли вы селекторное совещание? Просите ли вы помощи у конкретной группы специалистов? Что делается для смягчения последствий? Есть ли альтернативные варианты решения проблемы.

Ожидаемые результаты

Если вы регулярно представляете действительно хороший отчет о состоянии проекта нужным людям, вы должны ожидать одного из двух результатов. Руководство успокоится и перестанет уделять вам очень много внимания, что обычно означает, что они думают, что вы держите проект под своим контролем и можете управлять им без их вмешательства, или они будут чаще входить с вами в контакт, чтобы более подробно разузнать детали и определить, нужно ли им вмешиваться.

Любой результат лучше, чем его альтернатива: руководство просит вас представить отчет о состоянии проекта. Ваша работа как руководителя проекта состоит в том, чтобы прояснить состояние проекта для проектной группы и для руководства. Эта работа связана с анализом и с взаимодействием. Если руководство просит вас представить отчет о состоянии проекта, то это значит, что вы не отправляете его нужным людям, или недостаточно часто его отправляете, или вы не отправляете хороший отчет о состоянии.

Руководство должно иметь возможность разобраться в вашем отчете о состоянии без необходимости связываться с вами непосредственно. Скорость, с которой вы его отправляете, аудитория, которую вы выбираете, и содержание ваших сообщений должны быть доступны для них легко и быстро.

Руководитель проекта, который может написать отчет о состоянии проекта технически грамотно и кратко, является редкой находкой. Нет необходимости создавать яркие слайд-шоу или многостраничные документы, чтобы представить хороший отчет о состоянии. Многие идут этим путем и заваливают руководство ошибочными данными. Многословность и сплошной текст всегда нежелательны в отчетах о состоянии, однако многие пишут так, как будто они сочиняют новеллу, и создают отчет, на который руководство вынуждено тратить огромное количество времени, чтобы получить нужную им информацию. Другие вовсе не могут представить достаточное количество информации, или, еще хуже, они представляют отчеты нерегулярно или редко.

Во всех системах обучения управлению проектами и сертификации, доступных сегодня, почти никто не учит, как отчитываться о текущем состоянии и следующих этапах проекта. Умение эффективно отчитываться о состоянии ваших проектов даст вам конкурентное преимущество, которое выходит за пределы стандартного инструментария руководителя проекта.

< Предыдущая   Следующая >

Newer news items:

Older news items:


www.pmtoday.ru

5 идей как сделать правильный отчёт о статусе проекта

В этом руководстве будут рассмотрены 5 советов для написания качественного отчёта о статусе проекта. Он может принимать форму информационного электронного письма или формального отчёта – и к каждой возможной форме применимы нижеописанные рекомендации.

Из советов Вы узнаете, что нужно сделать, чтобы организовать ключевые идеи и ясно их изложить, а также избежать основных ошибок.

1. Задавайте вопросы

Такой совет может показаться странным, ведь, в конце концов, задача отчёта предоставлять информацию, а не запрашивать её. Но на самом деле задавать вопросы просто необходимо.

Чтобы добиться максимального эффекта от отчёта, необходимо понять для кого пишется отчёт и что эти люди хотят знать. Это поможет сделать отчёт более кратким и сконцентрироваться на том, что будет интересно адресату. Например, если необходимо написать отчёт о статусе добавления новых функций на сайте компании для менеджера, то сначала нужно выяснить его ожидания.

Почему это функция важна? Какие ожидаются результаты? Насколько подробно стоит излагать информацию? Что критично, а чем можно пренебречь?

Вероятнее всего, руководителю интереснее знать, как это повлияет на продажи и сколько это стоило, а вот технологическую часть стоит оставить специалистам. Будет ли это начало более крупного проекта по улучшению сайта и взаимодействию с клиентами в сети или же просто единичная инициатива? Важно понимать ожидания и предысторию.

Возможно требования и ожидания уже Вам известны. Или кажется, что известны. Если есть сомнения – спрашивайте прямо. Чем больше ясности будет в начале написания отчёта, тем легче будет происходить процесс.

Так же стоит выяснить, какую форму предпочитает потенциальный получатель отчёта. Большинство компаний имеют свои стандарты отчётности, что упрощает задачу. Кто-то использует специализированные программные продукты, вроде StatusPath или Reportify. Но если всё же таких стандартов нет, лучше выяснить хотя бы примерную форму и размер этого отчёта.

2.  Фокусируйтесь на результатах, а не действиях

Во время написания отчёта о статусе возникает естественное желание описать в нём всё, что было сделано по объекту отчёта. Однако делать этого не стоит. Такой подход ведёт к простому перечислению совершённых действий. Это может казаться важным Вам, но не иметь никакого значения для Вашего руководства.

Например, при запуске нового функционала на сайте приходилось проводить встречи и переговоры с подрядчиком, решать технические и организационные задачи. И как бы ни хотелось рассказать об этом руководству – это не то, что он хочет услышать. Это будет пустая трата его и вашего времени. Оно просто того не стоит. Вместо этого расскажите о том, какие преимущества даёт эта функция, какие могут быть эффекты. Лучше всего снабдить отчёт какими-нибудь данными и графиками. Если есть первые результаты или прогнозы – приложите их.

3.  Ключевые элементы

Несмотря на то, что у каждой компании есть свои стандарты отчётов, есть ключевые элементы, которые должны входить в каждый из них.

Общая информация. В самом начале отчёта стоит дать общую информацию о проекте и его нынешнем состоянии. Буквально несколько предложений или тезисов. Возможно у руководства не будет времени читать дальше этого пункта, но они уже смогут получить определённую информацию. На каком этапе находится проект? Какой следующий? Есть ли серьёзные проблемы?

Прогресс по контрольным точкам. Если проект тщательно распланирован, то вероятнее всего в плане указаны даты начала и окончания конкретных операций по проекту. Их стоит включить в отчёт, а так же указать, насколько проект укладывается в эти сроки. Если какие-то задачи ещё находятся в процессе выполнения, можно указать их готовность в процентном отношении.

В зависимости от того, насколько подробную информацию требует адресат, варьируется и степень детализации плана. Это может быть как позадачный отчёт о выполнении, так и только основные контрольные точки.

Ключевые проблемы. Даже при качественном планировании большинство проектов встречают проблемы на своём пути. Возникает соблазн приуменьшить их количество или значимость, особенно если отчёт предназначен лицу, серьёзно заинтересованному в успехе проекта. Но необходимо чётко обозначить эти проблемы по следующим причинам:

Одна из основных задач руководителя проекта – это помогать решать проблемы при выполнение проекта. Чем раньше о проблеме станет известно – тем проще будет справиться с ней, при помощи ресурсов, которыми обладает вышестоящее лицо.

Если проект пойдёт не по плану, будет лучше если об этом будет известно заранее. На ранней стадии можно попытаться найти решение и всё же уложиться в сроки или внести какие-то другие корректировки в проект. Последнее, что нужно любому проекту – это проблемы, о которых узнают в последний момент.

Ближайшие шаги. Если в отчёте говорить о проблемах, нужно попытаться предложить решения. Для каждой проблемы, упоминаемой в отчёте, должны быть описаны шаги, которые планируется предпринять. Даже если в отчёте Вы просите поддержки или содействия, предложите хотя бы набросок плана.

Так же стоит упомянуть о запланированных задачах. Например, что планируется сделать до следующего отчёта? Какая следующая веха в проекте. Из отчёта должно быть понятно, куда движется проект.

4.  Визуализируйте

Простой график способен красноречивее рассказать о статусе проекта, чем несколько страниц текста. Можно найти подходящий инструмент визуализации для любого вида информации. Например:

 

Цветовые индикаторы. Используйте основные цвета: красный, жёлтый и зелёный, чтобы отмечать статус проекта или отдельных задач. Без объяснений ясно, что отмеченная красным задача отстаёт от графика.
Гистограммы. Просто и понятно показывают степень выполнения каждой задачи. Чаще всего в процентном соотношении.

Диаграмма Гантта. Самый распространённый инструмент в управлении проектами, показывающий временной план проекта и степень его завершённости. При его составлении главное не дать слишком много информации на одном графике. Информационная перегрузка делает диаграмму нечитабельной.

Диаграмма проблем. Этот инструмент нужен не всегда, но иногда имеет смысл вести список проблем, которые встречались во время выполнения проекта, а также отмечать какие из них были решены и как.

Пример визуализации:

5.  Будьте лаконичны

Если стандарты компании не требуют определённого объёма для отчёта, то отчёт нужно сделать как можно более кратким. Поставьте себя на место читающего – его цель получить представление о ходе проекта как можно быстрее.

Если от Вас потребуется дополнительная информация – будьте к этому готовы. За кратким отчётом должен быть большой объём информации по проекту. Структурируйте её заранее, на случай если у читателя возникнут вопросы.

Часто отчёты о статусе представляются перед совещаниями или непосредственно на них. Естественно нужно быть готовым к тому, что Ваш отчёт вызовет вопросы по поводу проекта. Попытайтесь понять, что именно может вызвать интерес у аудитории и подготовьте материалы и ответы заранее. Даже если они не понадобятся, Вы будете чувствовать себя увереннее.

Если отчёт отправляется по электронной почте, эти дополнительные материалы по потенциально интересным вопросам можно прикрепить к отчёту отдельным файлом, указав, какая там содержится информация. Если будет время и необходимость – адресат с ней ознакомится. Или же можно просто указать, что эта информация у Вас есть и можно обратиться за ней.

Пример:

Ниже можно увидеть очень краткий пример отчёта о статусе проекта, сделанный по описанным правилам. Используйте его в качестве памятки по основным разделам. И помните основные правила:

 

- Задавайте вопросы по проекту

- Показывайте результаты, а не действия

- Выделяйте и акцентируйте внимание на ключевых элементах

- Визуализация очень важна

 

- Излагайте необходимый минимум


Оригинал: http://business.tutsplus.com/tutorials/how-to-write-better-status-reports—cms-23479

pm.pacc.ru

5 идей как сделать правильный отчёт о статусе проекта

В этом руководстве будут рассмотрены 5 советов для написания качественного отчёта о статусе проекта. Он может принимать форму информационного электронного письма или формального отчёта – и к каждой возможной форме применимы нижеописанные рекомендации.

Из советов Вы узнаете, что нужно сделать, чтобы организовать ключевые идеи и ясно их изложить, а также избежать основных ошибок.

1. Задавайте вопросы

Такой совет может показаться странным, ведь, в конце концов, задача отчёта предоставлять информацию, а не запрашивать её. Но на самом деле задавать вопросы просто необходимо.

Чтобы добиться максимального эффекта от отчёта, необходимо понять для кого пишется отчёт и что эти люди хотят знать. Это поможет сделать отчёт более кратким и сконцентрироваться на том, что будет интересно адресату. Например, если необходимо написать отчёт о статусе добавления новых функций на сайте компании для менеджера, то сначала нужно выяснить его ожидания.

Почему это функция важна? Какие ожидаются результаты? Насколько подробно стоит излагать информацию? Что критично, а чем можно пренебречь?

Вероятнее всего, руководителю интереснее знать, как это повлияет на продажи и сколько это стоило, а вот технологическую часть стоит оставить специалистам. Будет ли это начало более крупного проекта по улучшению сайта и взаимодействию с клиентами в сети или же просто единичная инициатива? Важно понимать ожидания и предысторию.

Возможно требования и ожидания уже Вам известны. Или кажется, что известны. Если есть сомнения – спрашивайте прямо. Чем больше ясности будет в начале написания отчёта, тем легче будет происходить процесс.

Так же стоит выяснить, какую форму предпочитает потенциальный получатель отчёта. Большинство компаний имеют свои стандарты отчётности, что упрощает задачу. Кто-то использует специализированные программные продукты, вроде StatusPath или Reportify. Но если всё же таких стандартов нет, лучше выяснить хотя бы примерную форму и размер этого отчёта.

2.  Фокусируйтесь на результатах, а не действиях

Во время написания отчёта о статусе возникает естественное желание описать в нём всё, что было сделано по объекту отчёта. Однако делать этого не стоит. Такой подход ведёт к простому перечислению совершённых действий. Это может казаться важным Вам, но не иметь никакого значения для Вашего руководства.

Например, при запуске нового функционала на сайте приходилось проводить встречи и переговоры с подрядчиком, решать технические и организационные задачи. И как бы ни хотелось рассказать об этом руководству – это не то, что он хочет услышать. Это будет пустая трата его и вашего времени. Оно просто того не стоит. Вместо этого расскажите о том, какие преимущества даёт эта функция, какие могут быть эффекты. Лучше всего снабдить отчёт какими-нибудь данными и графиками. Если есть первые результаты или прогнозы – приложите их.

3.  Ключевые элементы

Несмотря на то, что у каждой компании есть свои стандарты отчётов, есть ключевые элементы, которые должны входить в каждый из них.

Общая информация. В самом начале отчёта стоит дать общую информацию о проекте и его нынешнем состоянии. Буквально несколько предложений или тезисов. Возможно у руководства не будет времени читать дальше этого пункта, но они уже смогут получить определённую информацию. На каком этапе находится проект? Какой следующий? Есть ли серьёзные проблемы?

Прогресс по контрольным точкам. Если проект тщательно распланирован, то вероятнее всего в плане указаны даты начала и окончания конкретных операций по проекту. Их стоит включить в отчёт, а так же указать, насколько проект укладывается в эти сроки. Если какие-то задачи ещё находятся в процессе выполнения, можно указать их готовность в процентном отношении.

В зависимости от того, насколько подробную информацию требует адресат, варьируется и степень детализации плана. Это может быть как позадачный отчёт о выполнении, так и только основные контрольные точки.

Ключевые проблемы. Даже при качественном планировании большинство проектов встречают проблемы на своём пути. Возникает соблазн приуменьшить их количество или значимость, особенно если отчёт предназначен лицу, серьёзно заинтересованному в успехе проекта. Но необходимо чётко обозначить эти проблемы по следующим причинам:

Одна из основных задач руководителя проекта – это помогать решать проблемы при выполнение проекта. Чем раньше о проблеме станет известно – тем проще будет справиться с ней, при помощи ресурсов, которыми обладает вышестоящее лицо.

Если проект пойдёт не по плану, будет лучше если об этом будет известно заранее. На ранней стадии можно попытаться найти решение и всё же уложиться в сроки или внести какие-то другие корректировки в проект. Последнее, что нужно любому проекту – это проблемы, о которых узнают в последний момент.

Ближайшие шаги. Если в отчёте говорить о проблемах, нужно попытаться предложить решения. Для каждой проблемы, упоминаемой в отчёте, должны быть описаны шаги, которые планируется предпринять. Даже если в отчёте Вы просите поддержки или содействия, предложите хотя бы набросок плана.

Так же стоит упомянуть о запланированных задачах. Например, что планируется сделать до следующего отчёта? Какая следующая веха в проекте. Из отчёта должно быть понятно, куда движется проект.

4.  Визуализируйте

Простой график способен красноречивее рассказать о статусе проекта, чем несколько страниц текста. Можно найти подходящий инструмент визуализации для любого вида информации. Например:

 

Цветовые индикаторы. Используйте основные цвета: красный, жёлтый и зелёный, чтобы отмечать статус проекта или отдельных задач. Без объяснений ясно, что отмеченная красным задача отстаёт от графика.
Гистограммы. Просто и понятно показывают степень выполнения каждой задачи. Чаще всего в процентном соотношении.

Диаграмма Гантта. Самый распространённый инструмент в управлении проектами, показывающий временной план проекта и степень его завершённости. При его составлении главное не дать слишком много информации на одном графике. Информационная перегрузка делает диаграмму нечитабельной.

Диаграмма проблем. Этот инструмент нужен не всегда, но иногда имеет смысл вести список проблем, которые встречались во время выполнения проекта, а также отмечать какие из них были решены и как.

Пример визуализации:

5.  Будьте лаконичны

Если стандарты компании не требуют определённого объёма для отчёта, то отчёт нужно сделать как можно более кратким. Поставьте себя на место читающего – его цель получить представление о ходе проекта как можно быстрее.

Если от Вас потребуется дополнительная информация – будьте к этому готовы. За кратким отчётом должен быть большой объём информации по проекту. Структурируйте её заранее, на случай если у читателя возникнут вопросы.

Часто отчёты о статусе представляются перед совещаниями или непосредственно на них. Естественно нужно быть готовым к тому, что Ваш отчёт вызовет вопросы по поводу проекта. Попытайтесь понять, что именно может вызвать интерес у аудитории и подготовьте материалы и ответы заранее. Даже если они не понадобятся, Вы будете чувствовать себя увереннее.

Если отчёт отправляется по электронной почте, эти дополнительные материалы по потенциально интересным вопросам можно прикрепить к отчёту отдельным файлом, указав, какая там содержится информация. Если будет время и необходимость – адресат с ней ознакомится. Или же можно просто указать, что эта информация у Вас есть и можно обратиться за ней.

Пример:

Ниже можно увидеть очень краткий пример отчёта о статусе проекта, сделанный по описанным правилам. Используйте его в качестве памятки по основным разделам. И помните основные правила:

 

- Задавайте вопросы по проекту

- Показывайте результаты, а не действия

- Выделяйте и акцентируйте внимание на ключевых элементах

- Визуализация очень важна

 

- Излагайте необходимый минимум


Оригинал: http://business.tutsplus.com/tutorials/how-to-write-better-status-reports—cms-23479

pm.pacc.ru

Как представлять состояние проекта

Ранее было описано, как составить краткий отчет о состоянии проекта, при этом предоставляющий руководству уровень детализации, требуемый для оценки общего состояния проекта. В данной статье будут даны полезные для вас рекомендации насчет того, как представить отчет о состоянии руководству и проектной группе.

Руководитель проекта отчитывается о его состоянии посредством коммуникации, и любой доступный вам коммуникационный канал можно использовать, как возможный способ отчитаться о состоянии проекта. Есть два основных метода представления информации: с помощью презентации и устный. Когда вы представляете отчет о состоянии в виде презентации, у вас есть справочный (ссылочный) документ, который вы анализируете вместе с группой людей. Когда вы сообщаете о состоянии проекта устно, вы делаете это без существенной подготовки и без ссылок на общий документ.

Вы можете представить отчет о состоянии проекта (устно или в виде презентации):

  • Лицом к лицу
  • Один на один по телефону
  • При помощи конференц-звонка
  • С помощью программы мгновенного обмена сообщениями
  • По электронной почте

Лицом к лицу

Отчет о состоянии лицом к лицу может произойти на производственном совещании, но, более вероятно, случится в коридоре, или когда вы окажетесь в кабинете вашего руководителя для обсуждения другого вопроса.

Когда вы отчитываетесь о состоянии проекта устно, придерживайтесь рекомендованного формата. Сначала представьте общую информацию, такую как состояние проекта, % завершенности, % планируемой завершенности, число дней, на которое вы опережаете график или отстаете от него. Сообщите, в какой контрольной точке вы находитесь, и каковы будут ваши последующие действия. Если спросят, четко опишите самую важную проблему, которая мешает продвижению проекта вперед. Устный отчет о состоянии должен быть кратким. Тренируйтесь отчитываться о состоянии проекта перед зеркалом, и старайтесь, чтобы весь отчет о состоянии проекта занимал меньше 30 секунд. Более того, вы рискуете разозлить своего руководителя ненужными подробностями, или, что более вероятно, вы рискуете бессвязно говорить о тех подробностях, которые не нужны (не верны).

Находитесь ли вы в конференц-зале или в кабинете вашего руководителя, способность устно представить краткий, точный отчет о состоянии проекта может повлиять на восприятие вас как одаренного руководителя проекта или как деревенского простака. Непоследовательные, многословные отчеты о проектах, представляющие случайные и не относящиеся к делу детали, являются частым источником раздражения руководства.

По телефону

Такие же правила касаются и отчета по телефону. Селекторное совещание можно рассматривать как встречу людей за столом. Звонок один на один эквивалентен встрече лицом к лицу. Будьте кратким. Поскольку вы не общаетесь лично, вы можете использовать план или одностраничный отчет о состоянии как справочный материал, не показывая, что вы так делаете.

Программа мгновенного обмена сообщениями

Многие программы мгновенного обмена сообщениями не позволяют использовать графику, поэтому, вероятно, у вас есть отчет в виде текста, который настолько краток, что вы можете вставить его в программу по запросу, когда ваш руководитель отправляет вам быстрое сообщение с вопросом о состоянии конкретного проекта. Отчет должен быть готов у вас в письменном виде, и сначала в нем должна размещаться общая информация. Если вас спрашивают, то представьте контрольные точки в другом сообщении и вашу основную проблему в конце.

Электронная почта

Электронная почта является намного более мощным средством представления отчета о состоянии проекта. Есть одна большая ошибка, которая отделяет электронную почту от других каналов коммуникации. К электронному письму можно присоединить документы, поэтому многие руководители проектов присоединяют один или больше файлов, обычно такую комбинацию документов, как презентация со множеством слайдов и электронную таблицу со множеством вкладок.

На самом деле многие руководители никогда не открывают документы, присоединенные к вашему письму. Если состояние не описано в теле электронного письма, его могут никогда не увидеть. Почему? Электронные ящики очень быстро переполняются. Чем большим числом подчиненных вы руководите, тем больше электронных писем вы получаете. Чем больше вы их получаете, тем меньше у вас времени на обработку каждого сообщения. Чем больше информации в сообщении, тем меньше вероятность того, что вы попытаетесь обработать сообщение. Вложения в электронное письмо указывают на нечто противоположное краткому отчету о состоянии. Вместо этого ваш отчет о состоянии проекта наверняка содержит огромное количество данных, которые руководитель не захочет целенаправленно сортировать, чтобы выяснить текущее состояние проекта.

Поместите весь отчет в тело электронного письма. Сделайте его кратким. Он должен быть доступен для чтения на Blackberry или на других смартфонах. Не заваливайте руководство информацией, но при этом не вынуждайте их задавать вам вопросы.

Строка темы вашего письма должна иметь отношение к проекту. Поместите официальное название проекта в строку темы наряду с идентификатором проекта из вашей системы слежения, если она есть. Это поможет руководству легко отсортировать ваши отчеты о состоянии в ящике входящей почты после того, как они сохранили сообщения из него. Используйте одинаковую тему для всех ваших электронных писем с отчетами.

Как часто вы должны отправлять отчеты о состоянии

Отправляйте отчет о состоянии по электронной почте так часто, как того требует состояние дел по проекту. Если проект зеленый и не находится в списке первой десятки у вашего руководителя, то вы можете вообще не отправлять отчет о состоянии руководителю, если ваш проект легко движется к завершению без участия руководства. Если вы руководите крупным проектом с огромным бюджетом, большой многофункциональной проектной группой и множеством участников - исполнителей, то вы должны регулярно сообщать о состоянии по электронной почте всем участникам и вашему руководителю.

Учтите, что отчет необходимо отправить именно вашему руководителю. Никогда не отправляйте отчет о состоянии проекта коллегам или руководству вашего руководителя в других отделах, не отправив копию отчета вашему руководителю. Если ваш руководитель случайно услышит о вашем проекте от других групп, потому что вы не отправили ему отчет о состоянии, ваш руководитель решит, что вы не умеете отчитываться о состоянии проекта. Никакой руководитель не хочет быть ошеломлен новостями о проекте, которым он управляет в своем собственном отделе.

Если проект достаточно важен, и находится в достаточно тяжелом положении, чтобы требовать тщательного рассмотрения, отчеты о состоянии, вероятно, необходимо отправлять ежедневно. В самых крайних случаях отчеты могут требоваться ежечасно.

Отчеты о состоянии могут даже требоваться каждые 30 минут в определенных средах с быстрым темпом изменений.

Отправка эффективно организованного и правильно составленного отчета о состоянии позволяет руководству быстро получить требуемую информацию, а не тратить долгие часы на звонки, отправку сообщений, и медленно собирать информацию. Это позволяет избежать возникновения срывов (стресса) у руководства и повышает вашу ценность как руководителя проекта.

< Предыдущая   Следующая >

Newer news items:

Older news items:


www.pmtoday.ru