Написать отчет – Как написать отчёт о проделанной работе 🚩 составление отчета о проделанной работе 🚩 Офисная жизнь

Как написать отчет?

Каждый из нас множество раз в своей жизни сталкивается с написанием и оформлением различной документации. К этой документации также относится отчет, который могут потребовать как от студента по учебе, так и от работника на месте его профессиональной деятельности. Поэтому каждому важно знать, как написать отчет правильно и оформить его. Написание отчетов – тема довольно широкая, включает в себя множество нюансов, ведь отчеты бывают разными по форме и содержанию. Мы ограничимся наиболее популярными случаями, расскажем о том, как составить отчет по учебе и по работе, а также выделим основные требования к любого рода отчетам.

Общие правила написания отчетов

Как составить отчет правильно? Любой отчет должен обязательно соответствовать следующим критериям:

  1. Краткость. В отчете необходимо четко и лаконично изложить всю необходимую информацию, прибегая к простому деловому языку.
  2. Отчет должен начинаться с правильно оформленного титульного листа (обязателен для больших отчетов).
  3. Если все же необходимо написать большой отчет, то нужно также оформить оглавление и на одном дополнительном листе указать главные мысли и идеи отчета.
  4. Четкая структура. Отчет должен быть логично построен. В его начале необходимо ввести в курс дела, указав все необходимые данные, в середине – основные мысли отчета, в конце – выводы. 
  5. Предложения в отчете должны быть короткими и правильно построенными, не должно быть огромных абзацев. Приветствуется использование заголовков и подзаголовков. Отчет должен быть читабельным.
  6. Для раскрытия темы, если это необходимо, оформляйте приложения к отчету: диаграммы, рисунки, схемы, таблицы.
  7. Отчет лучше всего преподносить в специальной папке.

Отчет по работе

Нередко от работников руководители и директора требуют специальных отчетов по проделанной работе. Как писать отчет в этом слу

elhow.ru

Отчет о проделанной работе: образец :: BusinessMan.ru

Трудовой процесс состоит из постановки задач руководителем и их выполнения сотрудником компании. Время от времени каждый работник составляет отчет о проделанной работе. Периодичность зависит от внутренних правил предприятия, также как и форма. Не стоит недооценивать значимость этого документа для руководства.

В этой статье мы рассмотрим то, как правильно оформить отчет о проделанной работе, образец заполнения документа и некоторые советы по его составлению.

Почему нужно уметь правильно отчитаться о работе

Рабочий процесс можно представить в виде сложного механизма, в котором каждый сотрудник компании является шестерёнкой. В этом примере руководитель организации выступает инженером, который обязан следить, чтобы все механизмы работали слаженно и как можно быстрее.

В реальной жизни начальникам довольно-таки сложно оценить, насколько хорошо сотрудники справляются со своей работой, если они не видят результатов труда. Поэтому почти на всех предприятиях руководство обязывает каждого сотрудника регулярно составлять отчет о проделанной работе. Зачастую этот документ создаётся с периодичностью в 1 неделю. Таким образом, начальство может увидеть, чем занимались работники, а также насколько они были полезны предприятию.

Неправильный пример

Составляется документ в свободной форме. Возможно, именно поэтому и встречается большое количество отчетов, которые ни о чем не говорят руководству или заставляют думать о том, что рабочий не справляется с возложенными на него функциями. При этом конкретный сотрудник может быть реальным трудягой и перевыполнять свой план. Виной всему − неправильно составленный отчет о проделанной работе. Образец такого документа приведём ниже.

“Кому: начальнику планового отдела Иванову П. М.

От кого: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю. Р.

Вид документа: отчет о проделанной работе за период с 15.02.16 по 19.02.16 г.

Было выполнено следующее:

  • осуществлены хронометражи рабочего времени производственного цеха;
  • внесены в рабочую программу результаты хронометражей;
  • рассчитаны новые нормы времени;
  • составлены ответы на запросы инспекций по охране труда, а также нескольких клиентов;
  • принято участие в конференции по вопросам повышения эффективности труда на предприятии.

Дата составления: 19.02.16 г.

Подпись: Петров Ю. Р.”

Если работник составит отчет о проделанной работе подобным образом, то руководство будет считать, что он недостаточно загружен.

Какие бывают ошибки?

Указанный выше пример отчетливо показывает стандартные ошибки при составлении подобного рода документов.

Основными из них являются:

  • отсутствие перечня задач, которые ставились на исполнение;
  • нет планов на следующий отчётный период;
  • отсутствие конкретики;
  • нет никакого анализа;
  • безынициативность сотрудника подчеркивается отсутствием предложений в своей области работы.

Указанные выше требования нужно использовать как при составлении недельных форм, так и тогда, когда формируется отчет о проделанной работе за год.

Подходящий вариант

Вероятно, что с первого раза составить качественный отчет не получится. Для того чтобы вам было легче это сделать, приводим пример того, как нужно было написать отчет руководителю о проделанной работе, указанный в первом примере:

“Кому: начальнику планового отдела Иванову П. М.

От кого: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю. Р.

Отчет о результатах труда за (15.02.16-19.02.16 гг.)

На отчетную неделю передо мной были поставлены следующие задачи:

  • Осуществить хронометраж работ производственного цеха, на которые отсутствуют либо устарели действующие нормы времени.
  • На основании проведенных замеров подготовить к утверждению новые нормы по работам соответствующего структурного подразделения.
  • Принять участие в конференции по вопросам повышения эффективности труда на предприятии, запланированной на 18.02.2016 г., подготовить вопросы и предложения.

Все поставленные задачи были выполнены, а именно:

  • проведено 5 хронометражей и составлено такое же количество новых норм по работам производственно цеха;
  • было принято участие в конференции, служебная записка с предложениями прилагается.

Также проводилась работа со входящей документацией, а именно:

  • Составлено 2 ответа на запросы ИОТ.
  • Даны ответы на письма гр. Юрьева А. А., Жакова С. И., Милеевой К. Б.

На период с 22.02.16 по 26.02.16 г. запланирована командировка с целью проверки работы структурного подразделения Печерского филиала.

Дата составления: 19.02.16 г.

Подпись: Петров Ю.Р.”

Согласитесь, что этот вариант отчёта и читается лучше, и руководству видно, насколько же хорошо трудится один из сотрудников.

Как писать отчёты на более продолжительные периоды?

Конечно, период в одну неделю красиво расписать на бумаге не трудно. Сложнее составить отчет о проделанной работе за полугодие или даже год. Однако сделать это легче, чем может показаться на первый взгляд. К примеру, если у вас за необходимый период есть недельные отчеты, то можно их благополучно использовать.

Максимальный объём − 1 лист формата А4

При этом стоит постараться несколько укрупнить информацию, чтобы результат поместился на 1-2 страницы. В том случае, если недельные итоги в организации не проводятся, но вас обязали сформировать отчет о проделанной работе за год, не стоит паниковать и биться в истерике.

Вся информация есть вокруг вас: посмотрите историю сообщений в журналах регистрации документов или в электронной почте, откройте папку с вашими отчётами, изучите командировочные листы. Всё это поможет вспомнить те подвиги, которые были вами совершены на протяжении рабочего года.

Подведём итоги

Выше мы привели некоторые примеры того, как написать отчет о проделанной работе. Главное − это изложить выполненные операции с указанием количественных характеристик (столько-то раз или такое-то число штук и т. п.). Таким образом, вы поставите руководство в известность о том, сколько именно работы вам удалось выполнить.

Нельзя забывать в начале отчёта указать перечень конкретных задач, которые вам довели для исполнения. Немаловажной частью является и завершение отчёта. Обязательно напишите то, что хотите реализовать на работе в ближайшее время. Этим вы покажете, что смотрите шире, чем только на область своих непосредственных обязанностей и функций, которые необходимо выполнять согласно должностной инструкции.

Можете также рассмотреть пример, указанный выше.

Для того чтобы было легче составлять такие отчёты, можете в блокнотике либо электронном документе ежедневно записывать проделанную работу. На эту мелочь вы потратите всего лишь 3-5 минут в день. Это не так уж много. Однако за счёт таких записей вы в дальнейшем без проблем сможете создать отчёт о своей работе за любой период.

businessman.ru

Искусство написания отчетов

"Управление персоналом", 2008, N 15

На мониторе светится пустой документ Microsoft Word. В голове навязчиво болтается мысль: "Отчет должен быть готов к вечеру". Противно, правда?

А ведь мы так или иначе пишем отчеты всю жизнь. Отчитываемся на уроках в школе. Что выполнил из домашнего задания, что не выполнил и почему. Пишем отчет по практике в институте. Придумывая, чем же это таким полезным занимался три недели. Пишем отчет на работе. Итоги рабочего этапа, результаты проекта, отчет о выполненном задании... А сколько еще отчитываемся неформально? Жена послала мужа на рынок за картошкой. Вот он вернулся. Картошка мелкая, стоит дорого, да еще и ходил долго. Вот теперь отчитывайся, дорогой...

А вы любите писать отчеты? Заниматься делом, которым так или иначе нам всем приходится заниматься? Причем заниматься на протяжении всей жизни?

Я не любил. Жутко не любил. Не понимал, зачем тратить время на столь бесполезное и противное занятие. Сейчас для меня отчеты - лакомый кусочек работы. Возможность отдохнуть от других дел и извлечь для себя множество выгод. Как такое возможно? Очень просто!

А что вообще мы любим?

Давайте задумаемся: а что мы вообще любим? Какие дела? Что нужно, чтобы мы какое-то дело любили?

Во-первых, есть дела просто приятные: развлечения. Нередко бесполезные, но нам они нравятся, потому что приносят удовольствие сами по себе. Посмотреть телевизор, попить чаю, потрепаться с друзьями. Заставлять себя делать такие дела нам не нужно, скорее от них сложно оторваться.

Во-вторых, есть еще одна категория дел. Это дела (не развлечения), которые нам почему-то нравятся. Работа, которая приносит удовольствие. Причин любить такие дела у нас может быть две:

- дело приносит выгоду;

- дело у нас хорошо получается.

Если дело само по себе не приносит удовольствия, но мы ощущаем его полезность, выгодность, со временем это дело становится для нас приятным. Например, вы начали бегать по утрам или ходить в фитнес-центр. Поначалу это сложно, отнимает много сил. Но постепенно вы замечаете, что становитесь бодрее, что повышается общий тонус организма - и те же самые дела уже начинают приносить удовольствие! И вы уже с удовольствием выбегаете с утра из дому или заходите после работы в спортзал. Удовольствие - это выгода!

Со второй причиной еще интереснее. Есть такая особенность у нашей психики: пока мы не умеем что-то делать (солить огурцы, кататься на роликах, вести переговоры и т.д.), мы боимся неудач и ошибок, и дело нам не нравится, неприятно. Когда это же дело начинает получаться ("Великолепные вышли огурчики..."), волшебным образом оно начинает доставлять нам удовольствие. И, если вдуматься, это неудивительно: нам нравится, когда у нас что-то хорошо получается. И ради этого чувства удовлетворения мы готовы делать те или иные дела. Удовольствие - это когда хорошо получается!

И тогда, чтобы дело доставляло нам удовольствие, нужно научиться делать это дело хорошо и научиться извлекать из него выгоды для себя. Как это сделать - разбираемся дальше.

Почему не любим отчеты

Так почему мы не любим отчеты? Все просто. Мы не получаем выгоды от их написания и не умеем писать отчеты правильно! И уж, конечно, ни о каком удовольствии тут речи быть не может.

Мы привыкли считать, что отчеты - это что-то совершенно для нас бесполезное и ненужное. Начальничья дурь. Пожиратель времени и сил. Но действительно ли это настолько бестолковое занятие?

Представьте... вы чистите картошку обычным старым ножом. Она мокрая, холодная. Руки становятся грязные, очистки падают на пол, и их нужно будет собирать. И есть эту картошку будете не вы...

А теперь еще раз представьте... вы быстро чистите картошку удобным ножиком для чистки картошки, в животе урчит... Через полчаса эта самая картошка будет аппетитно шкворчать на сковороде, жарясь с ломтиками бекона для вашего ужина!..

Разницу чувствуете?

Вот то же самое и с отчетами. Есть один очень важный вопрос. От ответа на него зависит, хочется ли вам заниматься отчетами и получаете ли вы от этого удовольствие. Итак: для кого вы пишете отчет?

Отчет нужен только вашему начальнику? Вы пишете его, только чтобы руководитель отвязался? Мотивации заниматься отчетом не будет никакой.

Отчеты только тогда станут для вас приятным занятием, когда вы начнете писать их для себя. Уж для себя-то, любимого, легко сделать полезное дело, правда?

И тогда, даже если начальник дал вам задание написать отчет, вы-то знаете: это нужно вам. А не ему. Представляете, как удобно? Начальник дал задание и наивно полагает, что вы на него работаете, а вы в это время за его деньги работаете на себя!

И тогда все, что нам нужно, - научиться извлекать из отчетов выгоды для себя и писать отчеты правильно и эффективно.

Шесть личных выгод

Мысль залетела в голову и, не обнаружив себе подобных, вылетела обратно... Так что же хорошего в написании отчетов? Какие плюсы, какие возможности это нам дает? Давайте разберемся.

1. Стройное мышление.

Благодаря отчету наши собственные мысли упорядочиваются, раскладываются в голове "по полочкам". Это делает наше мышление системным, логичным, упорядоченным. И уже не только в отчете, но и просто по жизни ваши мысли и слова становятся понятными и стройными.

Все очень просто. Когда мысли просто находятся у вас в голове, они летают, сталкиваются, размножаются... Возникает ощущение, что между ушей - каша. Но попробуйте эту кашу записать! Ваши мысли сразу, вне зависимости от их собственных желаний, начнут обретать четкую форму и структуру. Из каши выделятся основные идеи, аргументы, логика.

Не зря ведь кто-то из великих сказал: "Мысль незаписанная равна нулю". Записывайте мысли, оформляйте их в отчет - и ваше мышление станет упорядоченным и стройным.

2. Хорошая память.

Когда по некоторой ситуации написан отчет, она прочно укрепится в вашей голове. Благодаря отчету вы будете помнить о том, что происходило, что получилось удачно и что необходимо доработать в следующий раз.

Таковы особенности нашей памяти: когда мы повторяем какую-то мысль, мы запоминаем ее. Записывая мысли на бумаге, мы укрепляем их в своей памяти.

3. Обратная связь.

Когда ситуация описана в отчете, очень легко получить на нее обратную связь от других людей. Ваши коллеги, друзья и знакомые (да и незнакомые тоже) смогут подсказать вам, что получилось хорошо, а что нужно изменить, доработать. Кроме того, имея перед глазами отчет, вам проще самому дать себе обратную связь по ситуации.

4. Самоанализ.

Периодическое написание отчетов дает возможность заниматься самоанализом. Перечитывая прошлые отчеты, вы заметите, что у вас теперь получается лучше, над чем нужно работать и в какую сторону двигаться.

5. Хорошая письменная речь.

Привычка писать отчеты медленно, но верно принесет вам грамотную и красивую письменную речь. Когда мы чем-то занимаемся регулярно, мы волей-неволей учимся делать это лучше.

6. Мотивация.

Часто мы слышим: "Я вроде бы и хочу этим заниматься, но вроде и лень, и времени не хватает...". Это значит, что человеку не хватает мотивации. Не хватает мотора, топлива, не хватает импульса, который двигал бы его вперед. И за мотивацию умные и толковые люди готовы платить: временем и деньгами. Ходить на тренинги, посещать мотивационные семинары, работать с консультантами.

Но есть способ одновременно простой, дешевый и быстрый! Когда мы подводим итоги какого-то дела, какого-то этапа работы, мы замечаем, как много сделано, как многого мы достигли. Стоит только записать результаты работы - и вы тут же поймете, насколько их много. О многих своих достижениях мы просто забываем. Необходимость же сформировать письменный отчет заставляет вспомнить о них.

И это великолепно мотивирует, придает сил для дальнейшей работы! Когда вы сами себе отчитались в том, что у вас хорошо получилось, хочется работать дальше, идти к новым достижениям.

Закончили работу, этап - напишите отчет. Зафиксируйте, что вам хорошо удалось, что хорошо сделано. И это будет двигать вас дальше, придаст новых сил!

Отчеты - мощнейший инструмент самомотивации. Пользуйтесь этим.

Правильный отчет

Правильный отчет подчиняется "правилу семи": в нем должно быть не более 7 +- 2 элементов.

Наше сознание устроено таким образом, что может эффективно оперировать количеством элементов, не превышающим 7 +- 2. То есть всегда оптимально работать с 5 - 9 объектами. 5 - 9 вопросов в анкете. Меньше - незачем анкету делать, больше - слишком долго отвечать. 5 - 9 блюд на праздничном столе. Меньше - маловато для праздника, больше - глаза разбегаются. 5 - 9 предметов на рабочем столе. Меньше - нечем работать, больше - легко запутаться.

Применительно к отчету это означает, что в нем должно быть 5 - 9 пунктов (разделов, главок - в зависимости от общего объема). Кстати, обратили внимание, сколько главок в этой статье и сколько выгод в отчетах, да?

Стройте свои отчеты в соответствии с "правилом семи", и вам будет просто их писать, читать и воспринимать.

Заключение

Все мы так или иначе пишем отчеты. И только от нас зависит, будет ли это бестолковым и противным занятием, отнимающим время и силы, или полезным и интересным делом, инструментом для роста и развития.

Пишите отчеты для себя, получайте личные выгоды: системное мышление, хорошую память, качественную письменную речь, возможность самоанализа, обратную связь и самомотивацию. Делайте это, и отчеты начнут приносить вам пользу и удовольствие!

А.Горбачев

Подписано в печать

25.07.2008

hr-portal.ru

Как правильно написать отчет • Статьи • Кировская Молекулярная Биология

  1. Статьи
  2. Как правильно написать отчет

Как правильно написать отчет

Вся соль в том, что порою труднее отчитаться о проделанной работе, чем выполнить ее. А отчетов придется писать ой как много... Поэтому тренироваться лучше начинать на кошках, то есть на лабораторных работах.

Сначала немного теории:

Что это такое?
- А по какому праву? Почему я должен это писать?
- Положено. Так уж пошла эволюция... Отчеты пишут все и везде. Содержимое отчетов может отличаться (и отличается), форма практически неизменна.

Отчет нужен прежде всего для того, кто его пишет. Если прочитать грамотно написанный отчет о проделанной работе, то многие недоработки и «узкие места» становятся видны. Для дальнейшего развития в профессии (любой!) это важно, так как ошибок не совершает только тот, кто ничего не делает.

Отчет нужен для руководителя. По отчету можно сделать предварительные выводы о качестве выполненной работы. Качественный отчет заранее снимает многие вопросы, что в итоге сильно экономит время как руководителю, так и подчиненному (в нашем случае — преподавателю и студенту).

Зачем это вообще нужно?
А зачем вообще нужно накопление и систематизация информации? Банально прозвучит, но знание — сила. Да, скучно, да, зачастую — нудно... Но — нужно. По себе знаю, куда как интересно писать саму программу, чем потом оформлять документацию и справку для пользователя.

Как писать?
Подробно. Как можно подробнее. Так, как хорошие журналисты пишут свои материалы. Тут требуется лирическое отступление: хороший журналист — это профессионально неграмотный человек. Этим он и хорош. Не зная ничего об описываемом устройстве или событии, он должен опросить специалистов или очевидцев, покопаться в литературе и составить материал так, чтобы материал был понятен и доступен всем.

Образцов бы...
Образцы будут. Но для начала разберемся в терминологии и нормативах. Так уж исторически сложилось, что форма отчета по практической работе никем никогда не была формализована.
Но, если посмотреть на практикум и задачи, которые ставятся перед студентами для выполнения на практикуме, то можно заметить, что практическая работа — это научно-исследовательская работа для учебных целей. А норматив на оформление НИР в природе существует, от него и будем отталкиваться. Это ГОСТ 7.32-2001, описывающий структуру и оформление отчета о выполненной научно-исследовательской работе. Там дотошно и подробно расписано, как, в каком порядке, каким шрифтом, какие поля и пр. и др. Именно на основании этого ГОСТа и сформированы правила оформления курсовых, дипломных и прочих работ в различных ВУЗах, тезисы, напрмер...Всё подчиняется ГОСТ. Некоторые детали оформления, возможно, могут некритично отличаться, но основа — ГОСТ.

Так что скачивайте, знакомьтесь, оформляйте... И помните, что впереди целая жизнь, и вам еще не раз, и не сто раз придется писать отчеты.

Текст ГОСТ 7.32-2001

Образец отчета по практикуму ФЧиЖ «Моделирование и анализ полученной электрокардиограммы, измерение частоты пульса и артериального давления непрямым способом».
Авторы: Еремина О.Н., Загребина Е. Н. Группа МБ -31 (2011 г.).

Образец отчета по практикуму ФЧиЖ «Моделирование механизма передачи синаптического сигнала».
Авторы: Еремина О.Н., Загребина Е. Н. Группа МБ -31 (2011 г.).


Комментарии

molbiol.kirov.ru

Написание отчёта о работе

Отчет о работе является основной работой, которую проекту необходимо выполнить. Это ключевой инструмент управления, если его использовать для контролирования работы поставщика или подрядчика, а также для направления работы изнутри. Отчет должен включать всю предполагаемую работу. Описание не должно быть подробным, на самом деле для больших проектов непрактично указывать детали. Он должен быть полным и включать работу, предоставляющую результаты и административную работу, такую как доклад о проекте. 

Отчет о работе сформирует ключевую часть контракта, если работа была произведена поставщиком или подрядчиком. Работа, обозначенная в этом документе, является частью контрактных обязательств поставщика. Работа, не содержащаяся в отчете, будет выполнена только при взаимной договоренности или при включении в проект, согласно с изменившимися требованиями. Отчет также важен для внутренней команды, хотя не существует правовых последствий, потому что поиск ресурсов будет спланирован согласно работе, описанной в отчете. Эта статья была написана с целью обеспечения исполнителей управления проектами сведениями и приемами для составления эффективного отчета. 

Нужен ли отчет  на самом деле?  

Отчет о работе – это ценный организационный  инструмент для фиксирования всей работы проекта. Его ценность заключается в способности скомпоновать все важные элементы работы проекта. Особенно полезен отчет в двух случаях: чтоб сформировать часть контракта с внешним поставщиком и консультантом, или для промежуточного планирования большого комплексного проекта, где работа будет проводиться изнутри. Отчет о работе не нужен, если у вас небольшой и достаточно простой проект, чтоб напрямую перевести документ, описывающий масштаб проекта в структуру декомпозиции работы (WBS), например MS Project.  

Отчет о работе очень полезен, когда проект большой  и сложный, потому что это позволяет  вовлечь экспертов предметной области в этапы работы, которую нужно выполнить, не имея доступа к MS Project. Описание предстоящей работы может быть выполнено любым работником, имеющим навыки письменного общения и знания технической работы. Отчет также служит инструментом общения, сообщая основной масштаб проекта. 

Когда следует  писать отчет о работе? 

Отчет необходимо писать после получения документа, описывающего масштаб проекта, на протяжении этапа планирования. Документ, описывающий масштаб проекта, должен быть написан, в первую очередь, демонстрируя в общих терминах реализуемый продукт. Предположим, ваша организация запускает проект по развитию базовой системы на основе программного обеспечения, для получения и отслеживания заказов ПО. Документ, описывающий масштаб проекта, будет включать этот язык, а также, возможно, и список пользователей, которые будут использовать систему. Например, для служащих по приему заказов, для разработчиков, формирующих заказы, для руководителей, которые производят отчет системы, и для торговых служащих, отправляющих заказы. Вы также можете включить в систему элементы и функции, которые хотите : к примеру, это может быть возможность доступа к интернету или внутренней сети, сколько заказов необходимо хранить, какая информация будет содержаться про каждый заказ, как система будет собирать оплату заказов и т.д. Документ, описывающий масштаб проекта, даст вам информацию о том, что нужно создать. 

Теперь, когда  вы знаете, что создаете, вам нужно определить все тонкости и то, как вы будете это создавать, а значит, следует написать отчет о работе. Отчет указывает работу, которую предстоит выполнить, таким образом, его можно написать еще до того как работа будет спланирована или разделена на составные части в структуре декомпозиции работ. 

Что входит в  отчет

Начните ваш  отчет с информации в документе, описывающем масштаб проекта. Все содержащиеся здесь элементы должны появиться в вашем отчете. Документ определяет результаты проекта на высоком уровне, ваш отчет будет содержать эти результаты и то, когда они будут достигнуты и каким образом. Отчет должен также содержать информацию о результатах на более детальном уровне. Например, ваш документ, описывающий масштаб, включает порядок выполнения и систему управления. Вы можете разбить эти результаты на базы данных, чтоб обработать, сохранить и отследить информацию, пользовательский интерфейс и систему отчетности для управления докладами. 

Мы предоставим стандартизированный  контрольный пример отчета о работе информационных категорий:

  • Масштаб работы - это детальное описание работы, используя ПО и ТО, и четкую систему работы.
  • Место работы: место, где работа будет производиться, будет отличаться от стандартного местоположения. Это будет характерно для отчета о работе, выполненного удаленно.
  • Время выполнения - дата начала и завершения проекта, максимальное число часов за определенный временной период.
  • Расписание предоставления результатов соответственно срокам завершения проекта включает в себя конечную дату разработок, контроль качества, тестирование на приемлемость для пользователя и т.д.
  • Применимый стандарт: рыночный стандарт или другие стандарты фиксируются в результатах проекта. Это должно включать любые стандарты, такие как международная организация по стандартам, модель развития функциональных возможностей, интегрированная модель технологической зрелости организации и т.д.
  • Критерии одобрения будут включать в себя любые стандарты качества, которым нужно соответствовать, например, нулевое преимущество – один дефект. Это также должно состоять из других условий, которые должны соблюдаться, например, число контрольных примеров, число выполненных контрольных примеров и т.д.
  • Специализированные требования включают любую специальную квалификацию для рабочей силы, таких как сертифицированные профессионалы в управлении проектами (PMP).

Масштаб работы, срок исполнения и планирование результатов  является обязательной информацией. Остальное  необязательно и относится к тем проектам, к которым можно это применить. Например, примечания о том, что работа, должна производиться на территории организации, не добавляет ценности. Обозначение места работы и сотрудника, ответственного за его предоставление, будет существенным фактом для отчета о работе для консультативной организации. 

Масштаб проекта  должен включать административную работу, так же как работу над результатами проекта. Административная работа также включает руководство проекта. Вы можете не включать работу управления проектом, если вы делали ее для внутреннего клиента. С другой стороны, включение поможет обозначить ожидания клиента или спонсора. Включив доклады и записи различного общения, вы  доставляете  заинтересованным сторонам  информацию о прогрессе проекта. Вы также должны включить любую информацию, которая вам может предоставить команда, например, доклады о прогрессе. Обозначьте административную работу, такую как пересечение сроков проекта и инструмента слежения за сроками, если использование подобных инструментов является нестандартным технологическим режимом для проектной команды. 

Не пытайтесь  предоставить слишком много информации о результатах или  о том, как  проходила работа. Помните, что вы дали повод для определенных ожиданий, включив информацию в отчет. Будет сложно изменить что-либо, если это обозначено в отчете (вам понадобится изменение требований, одобренных спонсором или клиентом).
Вы не должны собирать детальное описание результатов проекта для проектов, где используется циклы разработки программного обеспечения (SDLC). Описания использованной методологии и наиболее важных результатов будет достаточно. Использование водопадной модели позволит вам собрать больше деталей о проделанной работе и о результатах проекта.  

Следующие шаги

Вашими следующими шагами будет поиск спонсора проекта, или клиента, одобряющего отчет работы. Отчет о работе теперь станет официальным основным масштабом вашего проекта. Все, что детально описано в отчете, необходимо представить в конечном продукте. 

Ваш отчет обозначит  работу, которую должна выполнить  проектная команда, но предельно  детально. Вам понадобиться разделить  эти пункты, для того чтобы завершить  структуру декомпозиции работ. Вы можете понять, что определив независимые элементы отчета, можно обеспечить отображение всех результатов и групп работ в структуре декомпозиции работ (WBS). Вы также должны сверить отчет с документом, описывающим масштаб проекта, чтобы гарантировать, что все элементы документа представлены в отчете.  

Дата начала и завершения, установленная в  отчете, должна быть представлена в  структуре декомпозиции работ. Если вы используйте MS Project или похожие инструменты для поддержания структуры, начальная дата будет первоначальным входным данным инструмента. Используйте конечную дату как ограничение. Если вы скомпоновали всю охваченную информацию в структуре декомпозиции работ, в структуре работы и планировании задач, вам нужно сверить дату результата с датой из отчета. Используй те запланированную дату из отчета для больших результатов в таком же случае.  
 
Вы должны использовать ваш отчет как средство общения, чтоб объяснить работу проекта  заинтересованным лицам. Вы можете сделать  это, отправив отчет на сайт, доступный  для чтения вместе с другими документами  проекта для общего доступа. Совершенствуйте отчет, когда будут внесены изменения, модифицирующие работу проекта. 

Позаботьтесь  о том, чтоб собрать верную информацию о работе вашего проекта, прилагая все  усилия, чтоб гарантировать ее достоверность, и наилучшим образом использовать эту информацию для оставшейся запланированной деятельности, которая сбережет время в будущем. Помните, что это «живой» документ и что любые изменения, представленные в отчете, должны здесь отразиться.

< Предыдущая   Следующая >

Newer news items:

Older news items:


www.pmtoday.ru

Как составить грамотно отчет 🚩 отчет о проделанной работе за неделю образец 🚩 Советы по карьере

Автор КакПросто!

Отчет зачастую является основным способом предоставления информации руководству. Он позволяет составить представление обо всех сторонах работы сотрудника, оценить ее эффективность и проанализировать ведущие показатели. Грамотно составленный отчет поможет постепенно продвигаться по карьерной лестнице.

Статьи по теме:

Инструкция

Составьте план документа. Если речь идет о текущем отчете за короткий период, имейте ввиду, что он не должен занимать больше 1-2 страниц. Зачастую рядовым сотрудникам приходится сдавать отчеты регулярно - ежедневно или еженедельно. В данном случае целесообразно составить документ-шаблон, в который впоследствии вы будете заносить актуальные результаты и данные. Начните отчет с краткого перечисления целей и задач, поставленных перед вами. Если их было достаточно много, выделите смысловые блоки, которые будут включать в себя пункты, объединенные по какому-либо ключевому признаку. Изложите инструменты и ресурсы, которые потребовались вам для осуществления вышеперечисленных целей. В данный раздел могут включаться финансовые затраты, привлечение дополнительной рабочей силы, командировки, маркетинговые исследования, материалы, опыты. Представьте результаты своей работы. Подробно опишите, насколько они соответствуют поставленным задачам. Изложите собственное видение ситуации, перечислите основные выводы. Если результаты можно конкретизировать, представьте их в виде определенных цифр и показателей. Обязательно изложите дальнейшие цели и задачи. Если возникли трудности в работе, также опишите их: возможно, руководитель поможет вам справиться с ними. Снабдите отчет наглядными элементами: таблицами, графиками, диаграммами. Подобные вставки окажутся весьма полезными, если руководитель будет просматривать документ бегло. Вполне возможно, что ему будет достаточно лишь взглянуть на данные рисунки, чтобы оценить результаты вашей работы. Позаботьтесь о грамотном оформлении отчета. Используйте различные шрифты и цвета, уделите внимание корректному форматированию текста и вставок. Если речь идет об отчете за крупный период, отнеситесь к нему еще более серьезно. Убедитесь в правильной нумерации страниц и картинок, создайте документ как в электронном, так и в напечатанном виде. Если вам необходимо сделать устную или видеопрезентацию отчета, создайте ее отдельно, включив самые важные пункты.

Полезный совет

Не откладывайте написание отчета на последний момент. Если вы будете составлять его в сжатые сроки, вы можете забыть основные пункты, которые хотели указать в течение рабочего периода. Уделяйте написанию отчета несколько минут ежедневно, и тогда он получится полным, четким и готовым в срок.

Источники:

  • отчет системного администратора

Совет полезен?

Распечатать

Как составить грамотно отчет

Похожие советы

www.kakprosto.ru

Как написать правильно отчет :: JustLady.ru

Обычно, отчет сопровождается пояснительной запиской или письмом, поэтому нет необходимости писать его на бланке. Если это отчет по командировке, то он прикладывается ко всему пакету документов, а если отчет о работе за определенный период, то он передается непосредственному начальнику и в этом случае сопроводительное письмо также не требуется. Пишите его на стандартном листе бумаги и оформляйте в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Если это серьезный, многостраничный отчет, например, о проведенных испытаниях, то лучше сделать титульный лист. Для небольшого отчета просто напишите заголовок сверху, на первом листе. После слова «Отчет» в заголовке укажите тему отчета, срок, за который вы отчитываетесь.

В вводной части опишите проблему, цели и задачи той работы, которая была проведена вами. Если это стандартная отчетность с установленной периодичностью – ежемесячный, ежеквартальный отчет по работе, то никакой вводной части писать не надо – его суть уже изложена в заголовке.

В основном тексте отчета перечислите те работы, которые вами были выполнены в рамках поставленной задачи и укажите сроки выполнения каждого пункта. После этого дайте заключение о том, насколько вам удалось выполнить те задачи, которые были перед вами поставлены.

Проанализируйте, почему, если это имело место, вам не удалось выполнить все, что было намечено. Это могло случиться из-за ограничения по времени, нехватки материалов или отсутствия необходимого оборудования. Перечислите все причины, которые повлияли на это. На самом деле, эта часть отчета является самой важной, поскольку здесь вы должны перечислить объективные причины, помешавшие вам добросовестно выполнить работу. Тем самым вы перекладываете ответственность за это на руководство, не сумевшее обеспечить вас всем необходимым.

На основании вашего отчета начальство обязано сделать выводы и принять необходимые меры для того, чтобы обеспечить вас всеми нужными для работы материалами и оборудованием или продлить срок выполнения определенных видов работ.

www.justlady.ru