Советы по эксель – Советы по работе с Excel

Содержание

Советы по работе с Excel

Microsoft Excel — программа, без которой не обойтись в современном мире. Но многие люди, работающие в ней далеко не первый год, даже не догадываются о некоторых ее полезных возможностях.
Предлагаем 15 приемов, которые упростят вам работу и откроют новые перспективы.

Мгновенное заполнение

Отличная функция, благодаря которой можно избавить себя от долгого заполнения одинаковых по своей сути форм. Например, у нас есть список из десятка фамилий и имен, который мы хотим сократить. И вот, чтобы не заполнять все поля заново, Excel (начиная с версии 2013) предлагает заполнить их сам.

Как перемещаться по файлам Excel

Очень часто при работе с программой приходится открывать огромное количество самых разных файлов. Чтобы быстро перемещаться между ними, достаточно нажать одновременно клавиши Ctrl + Tab. Это, ко всему прочему, работает и в браузерах

Как быстро перенести информацию

Если вам нужно быстро перенести ячейку или столбец, выделите их и наведите мышку на границу. Ждите, пока указатель сменится на другой. После этого можно смело перетаскивать их куда угодно. Для копирования ячейки или столбца нужно проделать то же самое, только с зажатой кнопкой Ctrl.

Как удалить пустые ячейки

Сделать это довольно просто: выделите нужный столбец, нажмите на вкладку Данные и воспользуйтесь функцией Фильтр. Теперь вы можете выбрать любой столбец и избавиться от пустых полей.

Как скрыть информацию

Эта функция будет полезна всем, кто хочет временно спрятать нужную информацию. С помощью этой опции можно также оставлять какие-то комментарии и заметки, которые не будут перемешиваться с основным текстом. Выделите интересующую вас ячейку, перейдите в меню Формат и нажмите Скрыть и отобразить. Так вам откроются доступные функции.

Как быстро объединить текст из нескольких ячеек

Нажмите на ячейку, в которой вы хотите увидеть результат, и вбейте туда знак «=». После этого выделите ячейки, которые хотите сложить, ставя перед каждой символ «&».

Как изменить регистр всех слов

Вы легко можете поменять регистр всей текстовой информации, выбрав необходимую функцию. ПРОПИСН — сделать все буквы прописными, ПРОПНАЧ — сделать прописной первую букву в каждом слове. Функция СТРОЧН, соответственно, делает все буквы строчными.

Как перейти к нужному листу

Все, кто работает с Excel ежедневно, знают, как трудно бывает найти нужный лист, особенно если их количество перевалило за 10. Для быстрого перемещения кликните правой кнопкой по кнопке прокрутки (она находится в нижней левой части экрана). Теперь вы можете перейти на любой нужный лист мгновенно.

Как быстро переименовать лист

Очень простая, но такая необходимая функция. Просто кликните 2 раза по названию листа и впишите новое имя.

Как создать маленькие диаграммы (спарклайны)

В Excel есть прикольная функция, которая позволяет вывести в столбце маленькую диаграмму, отображающую положение дел в других ячейках. Благодаря этой штуке вы наглядно можете показать клиенту или руководителю, что все ваши труды не напрасны и за этот год видны улучшения. Нажмите Вставка, перейдите в группу Спарклайны и выберите опцию График или Гистограмма (что больше нравится).

Как превратить строки в столбцы и наоборот

Бывает, что в самом начале работы с таблицей вы еще не можете представить, как лучше подать информацию — в ячейках или в столбцах. Функция транспонирования облегчит эту задачу. Выделите нужное количество ячеек и скопируйте их, зажав Ctrl + C. Теперь нужно выбрать нужный столбец и вставить данные с опцией Транспонировать.

Как выделить все ячейки

Чтобы выделить все ячейки, не нужно долго прокручивать мышкой. Достаточно будет нажать Ctrl + A или специальную кнопку в углу листа.

Быстрый ввод данных в несколько ячеек

Выделите ячейки, даже несмежные, введите то, что вам нужно, и нажмите Ctrl + Enter. Такой подход работает с датами, строками, числами и даже формулами. Этот способ позволяет сэкономить время как при вводе новых данных, так и при замене уже существующих.

Как восстановить файл, который вы не сохранили

Как же часто случается, что по забывчивости на вопрос: «Сохранить изменения?» — нажимаешь «Нет»! И вот вы уже думаете, что последняя пара часов ушла вникуда. Однако есть отличный шанс восстановить утраченное. В Excel 2010 нажмите на Файл, выберите Последние. В правом нижнем углу экрана появится опция Восстановить несохраненные книги. В версии 2013 года путь такой: Файл — Сведения — Управление версиями.

Сергей

sovet.boltai.com

Полезные советы по MS Excel

Страница 2 из 4

Быстрое заполнение ячейки

Чтобы быстро заполнить активную ячейку содержимым расположенной выше ячейки, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+D. При этом константа будет просто скопирована, а формула скопируется с использованием относительных адресов.

Ограничение числа столбцов и строк

Если вас не устраивает, что число столбцов и строк оказывается почти бесконечным, например потому, что это смущает заполняющих конкретные таблицы пользователей, пустующие столбцы и строки можно скрыть. Для этого выделите лишние столбцы таблицы, нажмите правую кнопку мыши и из контекстного меню выберите команду Скрыть, затем то же самое проделайте со строками. В итоге в таблице будут видны только задействованные строки и столбцы.

Для более быстрого выделения столбцов нажмите комбинацию клавиш Ctrl+”стрелка вправо” — курсор окажется в последнем столбце; выделите его, переместитесь в начало таблицы и выделите первый из скрываемых столбцов при нажатой клавише Shift. Для быстрого выделения строк проделайте ту же операцию, применив вместо комбинации Ctrl+”стрелка вправо” комбинацию Ctrl+”стрелка вниз”.

Быстрая нумерация столбцов и строк

Столбцы и строки в таблицах Excel приходится нумеровать довольно часто. Самый простой и быстрый способ добиться такой нумерации — поставить в начальной ячейке исходный номер, например “1”, установить мышь в правом нижнем углу ячейки (курсор станет напоминать знак “плюс”) и при нажатой клавише Ctrl протащить мышь вправо (при нумерации столбцов) или вниз (в случае нумерации строк). Но нужно иметь в виду, что данный способ работает не всегда — все зависит от конкретной ситуации.

В таком случае можно воспользоваться формулой =СТРОКА() при нумерации строк или =СТОЛБЕЦ() при нумерации столбцов — эффект будет тот же

Печать заголовков на каждой странице

По умолчанию заголовки столбцов выводятся только на первой странице. Чтобы они печатались на всех страницах, в меню Файл выберите команду Параметры страницы > Лист и в группе Печатать на каждой странице в поле Сквозные строки укажите строку с подписями столбцов — заголовки появятся на всех страницах документа.

Заполнение вычисляемого столбца автоматически

Представьте себе, например, обычную таблицу учета продаж, в которой непрерывно добавляются строки с новыми наименованиями продукции и которая содержит один или более вычисляемых столбцов. Проблема в том, что при добавлении новых строк ячейки с формулами в вычисляемых столбцах приходится копировать, что не всегда удобно — лучше данный процесс автоматизировать. Для этого достаточно скопировать формулу на весь столбец, но тогда в незаполненных строках в соответствующих ячейках данного столбца появляются нули или сообщения об ошибке. Такая ситуация может нервировать пользователей, поэтому данные ячейки лучше временно скрыть, сделав так, чтобы они появлялись только при заполнении соответствующих строк.

Воспользуйтесь условным форматированием (команда Формат > Условное форматирование) и установите для шрифта ячеек белый формат, например, в том случае, если содержимое ячейки равно нулю

Если речь идет только о нулях, то можно поступить еще проще, запретив отображение нулевых значений командой Сервис->Параметры-> Вид — для этого уберите флажок Нулевые значения в разделе Параметры окна

Запуск калькулятора Windows из Excel

Если при работе в Excel вам постоянно требуется калькулятор Windows, то совсем необязательно для его запуска каждый раз выбирать команду Пуск > Программы > Стандартные > Калькулятор. В Excel предусмотрена возможность поместить кнопку калькулятора на панель инструментов. Для этого откройте окно Настройка с помощью команды Сервис > Настройка, перейдите на вкладку Команды и в списке Категории выберите Сервис. Затем найдите в списке команд значок калькулятора, прокрутив список команд вниз (рис. 20), и перетащите этот значок на панель инструментов. Теперь для запуска калькулятора вам будет достаточно щелкнуть по этой кнопке.

Суммы для групп ячеек

Предположим, что у вас имеется информация по продажам, перевозкам и пр., например, за месяц. Нужно найти промежуточные суммы по данным одного из столбцов за каждый день по отдельности. Для этого необходимо накапливать сумму по строкам до тех пор, пока дата остается прежней, а когда она меняется — следует переходить к вычислению новой суммы. Как правило, для решения такой задачи прибегают к созданию макроса. Но есть способ проще — воспользуйтесь функцией ЕСЛИ(лог_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь), указав равенство дат в качестве логического выражения. Тогда сумма должна накапливаться при истинности условия и формироваться заново в противном случае

Стоимость рабочего дня

Рабочий день может быть ненормированным, и тогда нужно оплачивать не полную его стоимость, а только отработанное время. Для этого необходимо вычислить стоимость отработанного времени исходя из стоимости часа. Проблема заключается в том, что, как правило, отработанное время вводят в формате времени, а стоимость — в числовом формате, и разные форматы препятствуют проведению вычислений. Для решения проблемы можно задавать время количеством минут в числовом формате, тогда все посчитать легко. Но это создает определенные неудобства при вводе времени, ведь перед вводом потребуется “в уме” переводить часы в минуты.

Есть более удобный выход из положения. Можно вводить время в текстовом формате, тогда внешне оно будет выглядеть привычно: “часы:минуты”. Затем нужно будет перевести время в соответствующий ему числовой формат с помощью функции ВРЕМЗНАЧ(время_как_текст) и сформировать формулу вычисления стоимости отработанного времени.

Для этого в отдельные ячейки таблицы вначале введите стоимость часа и коэффициент пересчета — они потребуются для проведения вычислений. Коэффициент пересчета равен числовому значению одного часа, которое вычисляется с помощью функции ВРЕМЗНАЧ

После этого для определения стоимости часа введите функцию вида =Стоимость часа*ВРЕМЗНАЧ(Отработанное время)/Коэффициент пересчета

Сложная фильтрация

Фильтрация — это самый быстрый и легкий способ поиска подмножества строк, отвечающих определенным условиям отбора, а для решения большинства задач достаточно возможностей обычного автофильтра. Однако автофильтр не поможет, если количество условий больше двух или в условии фигурирует формула, — тогда имеет смысл воспользоваться расширенным фильтром.

Например, пусть у нас имеется таблица ввоза-вывоза в область некоторого товара. Задача — оставить в таблице только те записи, где груз прибыл из Москвы (то есть в имени станции отправки фигурирует комбинация “МОС”, например МОС-ТОВ-КИЕВ или МОС-ТОВ-ПАВ), и код груза — “593014”.

Чтобы воспользоваться расширенным фильтром, вставьте в верхней части таблицы дополнительные строки с заголовками столбцов для формирования условий и введите в них условия отбора записей

Выделите все записи таблицы, за исключением строк, добавленных перед этим для фильтрации, и воспользуйтесь командой Данные > Фильтр > Расширенный фильтр. В качестве диапазона условий укажите две верхние строки таблицы (рис. 26). В итоге все записи, не удовлетворяющие условиям отбора, окажутся скрытыми

Автор: Алексей Шмуйлович

www.aitishnik.ru

20 советов по работе с электронными таблицами Excel

Прогресс не стоит на месте, и это высказывание актуально и для разработок корпорации Microsoft. Новые версии популярного офисного пакета каждый раз совершенствуются, добавляя функциональности и эргономики во внешний вид.

Одним из мощных инструментов MicrosoftOffice, конечно, считается Excel– электронные таблицы. Зачастую, их потенциал остаётся раскрытым на половину, что приводит к трудностям решения расчётов, сводя всё к рутинной работе. Чтобы Вам было немного легче осваивать этот продукт, предлагаю 20 простеньких советов по работе, которые должны дополнить описанные ранее возможности Excel:

Содержание статьи:

1. Как открыть несколько электронных таблиц за раз?

Чтобы не открывать каждый файл Excel в отдельности, а в одно действие запустить просмотр перечень требуемых таблиц, выделите ярлыки файлов с помощью курсора и зажатой клавиши «Ctrl» и нажмите «Enter».

2. Как переименовать лист по двойному клику?

Здесь работает тот же принцип что и в системе Windows, когда Вы два раза кликаете по объекту, он становится доступным для переименования (). В Excel также, если два раза щёлкнуть левой кнопкой мыши по названию листа, его можно будет переименовать.

3. Как скопировать уникальные записи?

Такая возможность может быть очень полезной, особенно, когда требуется выделить уникальные записи одного свойства. Например, в столбце «Вес товара» выделить каждое неповторяющиеся цифровое значение. Для этого выберите нужный столбец и нажмите «Дополнительно» слева от пункта «Фильтр». Выберите исходный диапазон (откуда копировать) и диапазон, в который нужно поместить результат. Не забудьте поставить галочку.

4. Как быстро перемещаться по открытым файлам?

Если Вы работаете сразу с несколькими открытыми документами (книгами Excel), то чтобы перейти на следующую нажмите сочетание клавиш «Ctrl + Tab», а чтобы перемещаться по всем книгам, удерживая клавишу «Ctrl», нажимайте «Tab» — пока не достигнете искомой таблицы. Такой принцип присущ для большинства программ и самой операционной системы, например, при перемещении по вкладкам активного окна.

5. Как добавить новые кнопки на панель «быстрого доступа»?

По умолчанию панель «быстрого доступа Excel» Предоставляет три кнопки, это можно исправить и добавить индивидуальный набор функций.

Переходим по пути: Файл — Параметры — Панель быстрого доступа. И выбираем требуемые кнопки для панели, не забывая сохранить изменения.

6. Как добавить диагональное деление ячейки?

Для этого на главной странице Excel нажмите на привычную иконку границ и выберите «Другие границы». Полезная возможность, когда требуется поделить название ячейки или столбца (дата и время).

7. Как добавить в таблицу пустые строки или столбцы?

Добавление одинарной строчки или столбца не вызывает сложностей, а вот что сделать для вставки нескольких пустых строк или столбцов? Выделите нужное количество строк или столбцов и нажмите «Вставить». После укажите место куда должны сместиться ячейки, и у Вас появятся пустые строки.

8. Как быстро скопировать и переместить информацию?

Если Вам понадобится переместить значение одной ячейки в другую, то выделите содержимое первой – двойным кликом и, удерживая левую кнопку мышки, перетяните во вторую. Для того чтобы скопировать значение, проделайте тоже самое, но с зажатой клавишей «Ctrl».

9. Как быстро удалить пустые ячейки?

Нередко электронные таблицы без вашего участия могут создавать пустые ячейки, которые неуместны в ваших расчётах. Чтобы исключить их выделите нужный столбец, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Фильтр». Над каждым столбцом появится стрелка, направленная вниз. Нажав на нее, попадаем в меню, которое поможет избавиться от пустых ячеек.

10. Как получать больше информации?

Многие пользователи Excel, замечали в правом нижнем углу отображение некоторого количества информации. Но не каждый знает, что нажав правой кнопкой мышки, можно настроить эту область (расширить информацию или минимизировать).

11. Как выделить все ячейки одним кликом?

Практически в любом приложении, для выделения всего содержимого, достаточно, воспользоваться сочетанием «Ctrl + A», но в программе Excel помимо этого есть кнопка в углу листа, нажав вы выделите все ячейки одним кликом.

12. Как воспользоваться расширенным поиском?

Во многих программах горячие клавиши «Ctrl + F» вызывают функцию поиска, электронные таблицы не стали исключением. Но поиск можно расширить путём добавления в запрос символов: «?» и «*».Знак вопроса поможет Вам найти по запросу с неизвестным символом, когда по каким – то причинам полное наименование неизвестно. Знак звёздочка будет полезен для поиска с несколькими неизвестными, например, если Вы располагаете только началом значения ячейки.

Если в поисковом запросе требуется найти знаки вопроса или звёздочки, то перед символом укажите: «~».

13. Как воспользоваться навигацией по «Ctrl» и клавиш стрелок?

Воспользовавшись навигационными клавишами клавиатуры (стрелки). При зажатой «Ctrl» можно перемещаться в крайние точки таблицы. Например, зажав клавишу «Ctrl» и клавишу вниз – курсор переместится в крайнее нижнее положение.

14. Как транспонировать информацию столбца в строку?

Редкая потребность в работе с таблицами, но может оказаться актуальна, и тут придётся либо переносить по одной ячейки, либо применить функцию Excel.

Скопируем диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого щёлкните правой кнопкой на нужное место и выбираем «специальную вставку».

15. Как скрывать информацию в Excel?

Немного странная возможность, которая имеет место быть. Вряд ли может пригодится при банальных расчётах, но если выделить определённые ячейки, а после нажать «Формат» — можно выбрать «Скрыть или показать».

16. Как объединить текст по средствам «&»?

Для того чтобы объединить несколько значений, не нужно применять сложных формул. Достаточно, в целевом поле ввести знак равенства, а перед расчётными ячейками поставить знак «&».

17. Как изменить регистр букв?

С помощью специальных формул можно, не только вести математические расчёты, но и менять регистр всего текста в Excel. Функция «ПРОПИСН» делает все буквы прописными, а «СТРОЧН» — строчными. «ПРОПНАЧ» делает прописной только первую букву в каждом слове.

18. Как ускорить ввод сложных слов?

Если одни и те же данные приходится, достаточно, часто вводить, то функция «Автозамена» в Excel поможет избежать рутинного письма. Здесь работает, многим известный, принцип ввода на смартфонах, например, можно научить программу писать вместо Андрей Евгеньевич – только аббревиатуру «А. Е.» (и наоборот).

19. Как создать выборку?

Если вы делаете соц.опрос, в котором могут участвовать только женщины возрастной категории от 18 до 55 лет. Перейдите в пункт меню «Данные» ⇒ «Проверка данных» и выберите необходимый диапазон или другое условие. Вводя информацию, которая не подходит под это условие, пользователи будут получать сообщение, что информация неверна.

20. Как оставить нули в начале чисел?

Вы могли заметить, что Excel не даёт вносить цифровые значения типа «00000631», вместо этого он обрезает до «631», исключая нули в начале. Чтобы исправить это, перед нулями поставьте знак «’».

Вместо послесловия

Вот такая подборка практических рекомендаций по работе в MicrosoftExcel. Ничего секретного вышеописанное не содержит, но благодаря этому можно, как минимум, узнать об электронных таблицах немного больше, а, как максимум, оптимизировать свою работу!

Будем рады, если дополните своими «секретами Excel» в комментарии!