Альтернатива excel – Есть ли альтернатива Excel в сфере бюджетирования и бизнес-аналитики / Хабрахабр

Содержание

Альтернатива Excel. Чем его заменить?

Распознавание голоса в MS Excel и Word

У меня много запросов на статью по обзору альтернативных табличных редакторов. Многим все-таки не подходит отличные онлайн сервисы (официально бесплатные) описанные в этой статье. Ну чтож, придется наступить на «горло собственной песне». Чем можно заменить Excel, когда им никак нельзя или неудобно пользоваться? Постараюсь объективно оценить какая есть альтернатива Excel, среди бесплатных решений, в том числе и он-лайн.

Причины поиска альтернативы табличного редактора

Как говорится, «начинай, понимая конечную цель». Т.е. для чего люди все-таки ищут замену Excel, даже если есть онлайн бесплатные версии? Причин, как мне кажется несколько:

  1. В Excel нет каких-то удобных функций
  2. Юридическое лицо не готово пользоваться Excel из-за стоимости программного обеспечения, а пользоваться онлайн сервисом, например, не позволяет политика безопасности.
  3. Нравится он-лайн версия, но там недостаточно функций (мой вариант)
  4. Вы не ищите легких путей.
Альтернатива Excel. Основные бесплатные конкуренты Excel

Google Spreadsheets — один из самых мощных табличных редакторов. Главное преимущество — мощные возможности работы онлайн, в т.ч. в общих файлах. Все мы знаем, что стратегия гугла в корне отличается от MS. Здесь очень много бесплатных сервисов. Гугл зарабатывает за счет монетизации тех пользователей, которые могут или хотят заплатить. Да-да таких не мало.

LibreOffice.Calc — свободно распространяемый программный продукт. Применяется во многих компаниях как бесплатная альтернатива MS Office. В первую очередь — это устанавливаемая на ПК программа. На самом деле ответвление от OpenOffice

Apache OpenOffice (OpenOffice.org) — как понятно из названия принадлежит Apache (передана Oracle). С 2011,  перешла на Лицензию Apache. Т.е. не является полностью свободной системой. Пожалуй не буду рассматривать ее в сравнении

Zoho Office — вообще первый редактор, который я стал использовать как альтернативу Excel еще будучи студентом, он тогда очень быстро развивался и сейчас превратился в гиганта.

SoftMaker FreeOffice — точно самый простой вариант для быстрой установки, установочный файл весит ~50 мб. Ставится быстро. Функций минимальный комплект. Отличный вариант, когда все надо сделать быстро.

WPS — очень хвалят этот офисный пакет, будем разбираться, сам пока не тестировал.

 

Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях:

Похожие статьи

(Visited 3 822 times, 9 visits today)

Распознавание голоса в MS Excel и Word

excelworks.ru

6 бесплатных альтернатив Microsoft Office

1. Microsoft Office Online

Платформы: веб.

Полный офисный пакет Microsoft доступен в рамках платной подписки. Но веб-версии некоторых входящих в него программ вы можете использовать бесплатно. Среди них Word, Excel, PowerPoint и OneNote.

Если вы долгое время работали со стандартным Microsoft Office, то быстро привыкните к онлайн-варианту: веб-версии программ имеют почти такой же дизайн, как их настольные аналоги. Кроме того, у вас не будет никаких проблем с традиционными офисными форматами Microsoft.

Вместе с тем веб-приложения не поддерживают редактирование в режиме офлайн и лишены многих продвинутых возможностей вроде сводных таблиц, редактора баз данных и поддержки RTF, HTML и некоторых других форматов.

Microsoft Office Online →

2. Google Документы, Таблицы и Презентации

Платформы: веб, Chrome.

Набор офисных веб-приложений от Google идеально подходит для людей, работающих в командах. Проект разработан с прицелом на совместное редактирование документов в режиме реального времени, но и для одиночного пользователя он может стать полноценной заменой продукции Microsoft.

Благодаря полной кросс-платформенности вы или ваши коллеги можете использовать любые устройства. В отличие от Microsoft Office Online, документы можно редактировать в офлайне, но для этого нужно скачать расширение для Chrome. Приложения Google удобно интегрируются с другими сервисами компании вроде «Google Диска», «Календаря» и Gmail.

Хотя эти веб-приложения поддерживают форматы Microsoft, сохранённые в Word или Power Point файлы иногда теряют часть форматирования при открытии в сервисах Google. Кроме того, последним не хватает некоторых настроек оформления и прочих функций. Но большинство пользователей этого даже не заметит.

Google Документы, Таблицы и Презентации →

3. Apple iWork

Платформы: веб, iOS, macOS.

Бесплатная альтернатива пакету Microsoft Office от Apple. iWork включает программы Pages, Numbers и Keynote, которые ничем не уступают продукции конкурента. С их помощью можно работать с текстовыми документами, таблицами и презентациями соответственно.

Если раньше вы использовали Office, приложения в составе iWork покажутся вам непривычными и придётся адаптироваться к новому интерфейсу. Зато стандартные для Microsoft форматы документов будут полностью рабочими в iWork.

Офисные приложения Apple поддерживают совместное редактирование файлов онлайн и доступны на macOS и iOS. Пользователи Windows тоже могут работать с iWork, но только с помощью браузера на сайте iCloud.

Apple iWork →

4. WPS Office

Платформы: Windows, Linux, Android, iOS.

WPS Office копирует Microsoft Office, причём довольно близко к оригиналу. Это касается как основных функций, дизайна интерфейса, так и пользовательского опыта в целом.

WPS Office предлагает клоны Word, Power Point и Excel и целиком поддерживает все соответствующие форматы Microsoft. Пользователь также получает редактор PDF-файлов в придачу.

В то же время в WPS Office нельзя работать над документами в командах и приложения показывают рекламу.

WPS Office →

5. SoftMaker FreeOffice

Платформы: Windows, Linux, Android.

Ещё один удачный клон Microsoft Office, хотя и не такой точный, как набор от WPS. FreeOffice больше напоминает старые версии Microsoft Office.

Скачав пакет, вы получаете бесплатные аналоги Word, Power Point и Excel. Любые форматы, сохранённые в этих программах, можно открывать в приложениях FreeOffice, не боясь потерять форматирования. Более того, программа позволяет сохранять файлы в PDF и ePub. А вот возможности для командной работы с документами по Сети не предусмотрены.

К сожалению, в бесплатной версии FreeOffice отсутствует тезаурус, который является важным элементом для многих пользователей офисного ПО.

SoftMaker FreeOffice →

6. LibreOffice

Платформы: Windows, Linux, macOS, Android, iOS.

Пожалуй, самая равноценная альтернатива пакету Microsoft. В состав LibreOffice входят не только аналоги Word, Excel и Power Point, но также редактор баз данных, который может заменить вам Microsoft Access. Кроме того, в пакете LibreOffice присутствуют приложения Math и Draw, предназначенные для работы с математическими формулами и векторными диаграммами.

LibreOffice умеет практически всё, что может предложить Microsoft Office, включая поддержку всех традиционных форматов, и даже больше. Так, вокруг LibreOffice сформировалось активное сообщество разработчиков, которые постоянно создают различные плагины. С их помощью можно добавлять в программы новые функции.

Из недостатков LibreOffice можно отметить невозможность редактировать документы вместе с другими людьми по Сети и отсутствие полноценных мобильных приложений (мобильные программы LibreOffice выполняют роль просмотрщика файлов).

LibreOffice →

Как видите, выбор офисных пакетов способных заменить славный Microsoft Office довольно широк. Да, некоторые функции этого продукта до сих пор являются недостижимыми, но как говорит статистика, их использует совсем небольшая часть пользователей. Всех остальных вполне может удовлетворить одна из предложенных в этом обзоре программ, которые можно использовать бесплатно и совершенно легально. Так зачем платить больше?

lifehacker.ru

Аналоги программы Excel

Программа Microsoft Excel является самым популярным табличным процессором среди пользователей. Это место приложение занимает вполне заслуженно, так как обладает огромным инструментарием, но при этом работа в нем относительно проста и интуитивно понятна. Эксель способен решать задачи во многих областях науки и профессиональной деятельности: математика, статистика, экономика, бухгалтерия, инженерия и многие другие. Кроме того, программу можно с успехом использовать и в бытовых нуждах.

Но, в использовании Экселя имеется один нюанс, который для многих пользователей является недостатком. Дело в том, что эта программа входит в пакет приложений Microsoft Office, куда кроме него включены текстовый процессор Word, коммуникатор для работы с электронной почтой Outlook, программа для создания презентаций PowerPoint и многие другие. При этом, пакет Microsoft Office, платный, и учитывая количество включенных в него программ, стоимость его довольно велика. Поэтому многие пользователи устанавливают бесплатные аналоги Эксель. Давайте рассмотрим самые продвинутые и популярные из них.

Читайте также: Аналоги Microsoft Word

Бесплатные табличные процессоры

Microsoft Excel и программы-аналоги принято называть табличными процессорами. От простых табличных редакторов они отличаются более мощным функционалом и расширенными возможностями. Перейдем к обзору наиболее популярных и функциональных конкурентов Excel.

OpenOffice Calc

Наиболее известным аналогом Excel является приложение OpenOffice Calc, которое входит в бесплатный офисный пакет Apache OpenOffice. Данный пакет является кроссплатформенным (включая Windows), поддерживает русский язык и содержит в себе практически все аналоги приложений, которые имеются у Microsoft Office, но при этом занимает меньше дискового пространства на компьютере и быстрее работает. Хотя это пакетные характеристики, но их можно записать и в актив приложения Calc.

Если же говорить конкретно о Calc, то это приложение умеет делать практически все то, что и Excel:

  • создавать таблицы;
  • строить графики;
  • производить расчеты;
  • форматировать ячейки и диапазоны;
  • работать с формулами и многое другое.

Calc имеет простой, интуитивно понятный интерфейс, по своей организации больше похожий на Excel 2003, чем на более поздние версии. В то же время, Calc обладает мощным функционалом, который практически не уступает платному детищу компании Microsoft, а по некоторым критериям даже превосходит его. Например, у него имеется система, которая автоматически определяет последовательность графиков, построенных на основе данных пользователей, а также есть встроенный инструмент проверки правописания, чего у Эксель нет. Кроме того, Calc может сразу экспортировать документ в формат PDF. Программа не только поддерживает работу с функциями и макросами, но и позволяет создавать их. Для операции с функциями можно использовать специальный

Мастер, который облегчает работу с ними. Правда, названия всех функций в Мастере на английском языке.

Форматом по умолчанию в Calc является ODS, но он может полноценно работать также со многими другими форматами, включая XML, CSV и экселевский XLS. Программа умеет открывать все файлы с теми расширениями, которые может сохранять Excel.

Главный недостаток Calc состоит в том, что он хотя и может открывать и работать с основным современным форматом Excel XLSX, но пока не способен сохранять в нем данные. Поэтому после редактирования файла приходится сохранять его в другом формате. Тем не менее, Оупен Офис Кальк можно считать достойным бесплатным конкурентом Эксель.

Скачать OpenOffice Calc

LibreOffice Calc

Программа LibreOffice Calc включена в бесплатный офисный пакет LibreOffice, который, по сути, является собственным детищем бывших разработчиков OpenOffice. Поэтому и не удивительно, что данные пакеты во многом схожи, а названия табличных процессоров идентичны. При этом LibreOffice по популярности уже не уступает своему старшему собрату. Он также занимает относительно немного места на диске ПК.

Либре Офис Кальк по функционалу очень похож на OpenOffice Calc. Умеет делать практически то же самое: начиная от создания таблиц, заканчивая построением графиков и математическими вычислениями. Его интерфейс также берет за основу Microsoft Office 2003. Как и у OpenOffice, у LibreOffice основным форматом является ODS, но программа также может работать со всеми форматами, поддерживаемыми Excel. Но в отличие от OpenOffice, Calc умеет не только открывать документы в формате XLSX, но и сохранять их. Правда, функционал сохранения в XLSX ограничен, что выражается, например, в том, что не все элементы форматирования, выполненные в Кальк, возможно записать в данный файл.

Calc умеет работать с функциями, как напрямую, так и через Мастер функций. В отличие от версии OpenOffice, у продукта LibreOffice наименования функций русифицированы. Программа поддерживает несколько языков создания макросов.

Среди недостатков Либре Офис Кальк можно разве что назвать отсутствие некоторых мелких возможностей, которые присутствуют в Excel. Но в целом приложение даже более функционально, чем OpenOffice Calc.

Скачать LibreOffice Calc

PlanMaker

Современным текстовым процессором является программа PlanMaker, которая входит в офисный пакет SoftMaker Office. Его интерфейс тоже напоминает интерфейс Excel 2003.

PlanMaker имеет широкие возможности по работе с таблицами и их форматированию, он способен оперировать формулами и функциями. Инструмент «Вставить функцию» является аналогом Мастера функций Excel, но имеет более широкий функционал. Вместо макросов данная программа использует скрипты в формате BASIC. Основным форматом, который использует программа для сохранения документов, является собственный формат PlanMaker с расширением PMDX. В то же время, приложение полностью поддерживает работу с форматами Excel (XLS и XLSX).

Главным минусом данного приложения является тот факт, что полноценный функционал в бесплатной версии доступен только в течение 30 дней. Далее начинаются некоторые ограничения, например, PlanMaker перестает поддерживать работу с форматом XLSX.

Скачать PlanMaker

Symphony Spreadsheet

Ещё одним табличным процессором, который может считаться достойным конкурентом Excel, является Symphony Spreadsheet, входящий в офисный пакет IBM Lotus Symphony. Его интерфейс похож на интерфейс предыдущих трех программ, но в то же время отличается от них большей оригинальностью. Symphony Spreadsheet способен решать задачи различной сложности при работе с таблицами. Данная программа имеет довольно богатый инструментарий, включая продвинутый Мастер функций и возможность работать с макросами. Имеется функция выделения грамматических ошибок, которая у Excel отсутствует.

По умолчанию Symphony Spreadsheet сохраняет документы в формате ODS, но поддерживает также сохранение документов в форматах XLS, SXC и некоторых других. Умеет открывать файлы с современным расширением Excel XLSX, но, к сожалению, сохранять в этом формате таблицы не может.

Среди недостатков также можно выделить то, что хотя Symphony Spreadsheet является абсолютно бесплатной программой, но для скачивания пакета IBM Lotus Symphony нужно пройти процедуру регистрации на официальном сайте.

Скачать Symphony Spreadsheet

WPS Spreadsheets

Наконец, ещё одним набирающим популярность табличным процессором является WPS Spreadsheets, который входит в бесплатный офисный пакет WPS Office. Он является разработкой китайской компании Kingsoft.

Интерфейс Spreadsheets, в отличие от предыдущих программ, взят по образцу не Excel 2003, а Excel 2013. Инструменты в нем тоже размещаются на ленте, причем наименования вкладок практически идентично их названиям в Excel 2013.

Основным форматом программы является собственное расширение, которое называется ET. В то же время, Spreadsheets умеет работать и сохранять данные в форматах Excel (XLS и XLSX), а также оперировать файлами с некоторыми другими расширениями (DBF, TXT, HTML и др.). Доступна возможность экспортировать таблицы в формат PDF. Операции форматирования, создания таблиц, работа с функциями практически идентичны с Excel. Кроме того, присутствует возможность облачного хранения файлов, а также встроенная панель Google Search.

Основным недостатком программы является то, что ею хотя и можно использовать бесплатно, но для выполнения некоторых задач (распечатка документов, сохранение в формате PDF и др.) придется просматривать одноминутный рекламный ролик каждые полчаса.

Скачать WPS Spreadsheets

Как видим, существует довольно широкий перечень бесплатных приложений, которые могут составить достойную конкуренцию Microsoft Excel. У каждого из них имеются свои достоинства и недостатки, которые вкратце перечислены выше. На основании этой информации пользователь сможет сложить общее мнение об указанных программах, чтобы выбрать наиболее соответствующую его целям и потребностям.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

lumpics.ru

ExcelExplorer - бесплатная альтернатива Microsoft Excel

ExcelExplorer является бесплатной альтернативой Excel, которая позволяет просматривать и редактировать файлы Microsoft Excel, даже если у вас не установлен Microsoft Office. В основе своей - это Excel просмотрщик и Excel редактор. Это небольшое приложение и простое в использовании с интуитивно понятным интерфейсом. Оно позволяет быстро перейти к таблицах и просматривать их, независимо от того, где на компьютере они сохранены. Кроме того, ExcelExplorer имеет все стандартные функции редактирования (вырезание, копирование, вставка, отменить, повторить и т.д.), а также основные параметры форматирования текста (полужирный, курсив, подчеркивание и т.д.). Оно также имеет стандартные возможности форматирования ячеек и даже поддерживает основные математические функции. Более того, можно добавлять или удалять целые таблицы. 

Установка и интерфейс ExcelExplorer

ExcelExplorer является легкой бесплатной альтернативой Excel (менее 5 Мб), и его установка проста и понятна. Просто загрузите приложение и установите его. После установки запустите приложение. Вот так выглядит основной пользовательский интерфейс:

Как видно выше, интерфейс ExcelExplorer выглядит как смесь Microsoft Excel и Windows Explorer. Имеется две панели. Левая панель является панелью навигации, которая позволяет просматривать структуру каталогов всего компьютера в виде дерева, чтобы найти электронные таблицы. Правая панель имеет вид таблицы. Кроме того, есть своего рода панель форматирования, на которой есть все основные функции редактирования и параметры форматирования. Некоторые из них кратко приведены ниже:

  • Панель редактирования: Она состоит из всех стандартных функций редактирования, таких как Вырезать, Копировать, Вставить, Отменить, Восстановить, математические функции, печать и пр.
  • Панель форматирования: Основные параметры форматирования: шрифт, полужирный, курсив, подчеркивание, зачеркивание, ячейка, цвет текста и т.д. 

 

Как создать таблицу в ExcelExplorer?

ExcelExplorer не только позволяет редактировать существующие таблицы Excel, но также позволяет создавать новые электронные таблицы. Вы можете просто начать редактирование, а затем сохранить его с помощью File> Save в строке меню. Для основной (и даже немного расширенной) таблицы, ExcelExplorer более чем достаточен.

 

Как перейти к таблице Excel и редактировать ее в Excel Explorer?

Вот стандартная пошаговая процедура.

Шаг 1: Используйте панель слева Navigation/File, чтобы перейти к папке/разделу, который содержит нужный файл электронной таблицы Excel, который нужно просмотреть (или редактировать).

Шаг 2: Затем нажмите на название Spreadsheet в панели навигации, и файл будет открыт в правой панели.

Как видно на скриншоте выше, ExcelExplorer обрабатывает даже тяжелые таблицы с большим количеством различных шрифтов, цветов ячеек. Можно добавить новые листы или удалить существующие. В конце работы сохраните изменения.

Вывод

ExcelExplorer является очень хорошей альтернативой Excel для тех, кому приходится ежедневно работать с электронными таблицами. Хотя у ПО есть некоторые ограничения (прежде всего, поддержка только для *.xls файлов ), но зато бесплатно. И если вы ищете простое приложение для просмотра/создания/редактирования таблицы Excel, не желая тратить денег, обратите внимание на ExcelExplorer.

Скачать ExcelExplorer 

 

 

Оставьте свой комментарий

Добавить комментарий
< Предыдущая   Следующая >

pro-spo.ru

10 лучших бесплатных альтернатив Майкрософт Эксель

Альтернативы согласно пользовательскому рейтингу Загрузки Размер файла Разработчик Лицензия Последняя оценка
1

Скачать Kingsoft Spreadsheets Free 2012, версия 8.1.0.3030

0 29.30MB Kingsoft Office Бесплатная 24/5/2012 скачать
2

Офисный пакет

2,606 134.25MB OpenOffice.org Бесплатная 29/12/2017 скачать
3

Альтернатива пакету MS Office

97 215.00MB Genericom Бесплатная 3/9/2014 скачать
4

Альтернатива для Excel.

1 64963KB Apple Inc. Купить 22/4/2015 скачать
5

Конвертируйте файлы GIF в формат PDF с огромным количеством дополнительных возможностей.

406 1.22MB Image to PDF Converter Пробная версия 26/6/2012 скачать
6

Скачать Artifact Manager, версия 1.1.74

259 0.41MB Artifact Manager Пробная версия 1/10/2009 скачать
7

К вашим услугам интуитивная и подробная система отчета об ошибках для разработчиков

538 41.93MB Fast Reports, Inc. Пробная версия 5/12/2016 скачать
8

Создавайте профессиональные страницы акций для ваших партнеров

212 1.28MB Freshwater Aquarium Source Бесплатная 29/12/2009 скачать
9

Скачать Benubird PDF, версия 1.4.0.8

5 13.75MB Debenu Pty. Ltd. Бесплатная 10/4/2012 скачать
10

Скачать Migrate MS Access Database, версия 2.0.1.5

0 2.17MB Business Utilities Пробная версия 9/12/2008 скачать

microsoft_excel.ru.downloadastro.com

Есть ли альтернатива Excel в сфере бюджетирования и бизнес-аналитики / Хабрахабр

В последние годы тема экономического планирования и анализа становится все более актуальной. Но одновременно становится все более очевидной неэффективность реализации этих функций в дорогих и масштабных ERP-системах, в которых их наличие изначально предполагается (об этом даже говорит буква P «Planning» в аббревиатуре таких систем). Несмотря на огромные бюджеты и титанические усилия по внедрению ERP-систем экономические подразделения средних и крупных предприятий как работали, так и продолжают работать в электронных таблицах, преимущественно MS Excel.

В чем же причина такого положения дел? Неужели все дело в инертности экономистов? Или Microsoft удалось создать действительно уникальный продукт с точки зрения удобства и эффективности его применения в реальной бизнес-среде? Ну и робкий вопрос в конце, вынесенный в заголовок статьи — а есть ли альтернатива Excel?

Чтобы ответить на эти вопросы, прежде необходимо разобраться, в чем же заключается специфика экономического планирования и анализа, монополию на обеспечение которых держит Excel. Коротко ответ на этот вопрос заключается в одном слове – ВРЕМЯ. Это время, которое необходимо руководителям компаний любого уровня для принятия управленческого решения, на которое, в зависимости от масштаба проблемы, отводится от нескольких минут до нескольких дней.

Проще всего данный тезис продемонстрировать на примере процесса разработки и утверждения годового плана (бюджета) на очередной финансовый год. Данный процесс реализован в любой современной компании и предназначен не для угадывания своего будущего (широко распространенное заблуждение), а для контроля высшим руководством за процессом распределения отграниченных ресурсов (инвестиции, штатная численность персонала, лимиты кредитования и т.п.) между линейными и функциональными подразделениями компании в рамках бюджета на очередной финансовый год.

В отличие от регулярных процедур, таких как начисление налогов, выплата заработной платы, формирование финансовой и статистической отчетности, процесс разработки бюджета выполняется один раз в год и жестко ограничен временными рамками. Начало бюджетного процесса обычно начинается в октябре, когда уже доступна информация (хотя бы предварительная) о фактических результатах работы за 9 месяцев текущего года. Типовая схема любой бюджетной таблицы обычно содержит информацию об ожидаемых результатах за текущий год (по схеме факт 9 месяцев + ожидаемое 4 квартала), планируемых результатах на следующий год и отклонениях (абсолютных и относительных) для контроля динамики изменения показателей. В течение октября-ноября подразделения компании разрабатывают собственные бюджеты, а затем в декабре происходит их рассмотрение и утверждение руководством компании или головной организации.

В процессе разработки бюджетов может разрабатываться несколько их вариантов для различных сценариев внешней среды с учетом внутренних целей и задач компании. Тем не менее, в конечном счете выбирается основной (базовый) сценарий, по которому рассчитываются бюджеты всех подразделений. Конечным результатом данного процесса является консолидированный бюджет в целом по компании (группе компаний), в упрощенном виде являющийся суммой бюджетов всех входящих в компанию подразделений.

На практике при разработке бюджета каждое подразделение руководствуется принципом: «Проси больше, получишь в самый раз». Следствием такого принципа является дефицит сводного бюджета, когда планируемых доходов не хватает, чтобы покрыть запланированные расходы. Поэтому в любом бюджетным процессе на заключительном этапе всегда выполняется балансировка бюджета, заключающаяся в установлении более напряженных планов по доходам и срезание отдельных видов расходов тем или иным подразделением и статьям. Естественно, с последующим пересчетов всех планов и формированием консолидированного бюджета. И таких пересчетов с последующей консолидацией может быть столько, сколько нужно для сведения доходов и расходов в ноль.

Но это еще не все. На трудоемкую, но технически решаемую задачу многократного пересчета и консолидации данных накладывается гораздо более сложная задача, связанная с изменением модели данных, по которой происходит перерасчет и консолидация плановых показателей. Например, может быть принято решение о централизации в следующем году продаж основных видов продукции и выводе отдельных производственных процессов на аутсорсинг с созданием новых юридических лиц. И эти решения должны быть не просто описаны в виде текста или схемы, а должны быть внесены изменения во все расчетные документы, связанные с формированием себестоимости и финансовых результатов. Причем такие решения могут возникнуть как на стадии разработки предварительных бюджетов, так и на стадии балансировки сводного бюджета.

С точки зрения программного обеспечения, реализующего поддержку процесса бюджетирования, в вышеописанном процессе ключевым ресурсом становится ВРЕМЯ, в течение которого могут быть внесены изменения в бизнес-модель компании и выполнены расчеты уже по этой новой модели. Очевидно, что в этих условиях Excel находится вне конкуренции, так как позволяет обеспечить минимально возможное время от постановки задачи на изменение бизнес-модели до выдачи пересчитанных значений. ERP-системам остается только обещать учесть принятые решение при формировании бухгалтерской отчетности за 1 квартал следующего финансового года.

Что же позволяет Excel обеспечивать такую эффективность в управлении временем в процессе поддержки принятия управленческих решений? Ответ на этот вопрос также достаточно прост – при использовании Excel в лице каждого его пользователя одновременно сочетаются постановщик задач, бизнес-аналитик, тестировщик и конечный пользователь, функции которых в ERP-системах распределены не только между разными людьми, но и разными подразделениями. И самое главное, если пользователи Excel, даже выполняющие разные функции, говорят между собой на одном, понятном каждому языке, то пользователи ERP-систем (в широком смысле) говорят на множестве языков, требующих либо талантливых «переводчиков» (каких мало), либо строгой формализации процесса общения, который зачастую затягивается на неопределенное время.

Поэтому при всех ограничениях Excel по скорости обработки данных, а также неизбежное наличие процессов, реализуемых частично в ручном режиме, наиболее сложным из которых является процесс бюджетирования, Excel всегда останется вне конкуренции по сравнению с ERP-системами.

Определившись с ключевым преимуществом Excel, связанным с эффективностью его обращения с временным ресурсом, рассмотрим слабые его слабые стороны, которые должны быть реализованы в альтернативном программном обеспечении, чтобы составить ему достойную конкуренцию.

Очевидной слабостью Excel при работе с большими и сложными моделями является файловая модель хранения данных, которая:


  1. Требует взаимодействия в внешними реляционными базами данных для обработки больших объемов данных по нескольким атрибутам;


  2. Чревата трудноуловимыми логическими ошибками при изменении модели данных, состоящей из нескольких связанных файлов или листов.


Эти проблемы достаточно легко решаются путем разработки программных модулей на встроенном языке программирования, либо интеграцией с внешними программными решениями. Но в этом случае Excel лишается своего стратегического преимущества – наличие пользователя, сочетающего в себе одновременно функции постановщика задач, бизнес-аналитика, тестировщика и конечного пользователя. Вместо этого появляется как минимум двое – экономист и программист, говорящие на своих языках, имеющие по одному вышестоящему начальнику. В результате любая простая задача, обычно решаемая в голове одного человека, превращается в долгую бюрократическую процедуру.

Таким образом, любая альтернативная программная система может составить конкуренцию Excel лишь в том случае, если сможет расширить перечень решаемых Excel задач стандартными формулами без дополнительного программирования.

У появившихся в последнее время систем бизнес-аналитики, несмотря на громкие заявления, помимо более гибкой системы построения отчетов, в основе которых лежит модель данных сводных таблиц Excel, по большому счету и нет ничего (сводная таблица Excel упрощенно представляет собой select запрос к одной плоской таблице с разверткой атрибутов и агрегацией данных по нескольким полям по горизонтали и вертикали). Центральным же элементом любого процесса бюджетирования является расчет себестоимости продукции и формирование финансовых результатов, для которых модель данных сводных таблиц практически не применима.

Единственной на сегодня альтернативой Excel является открытая программная платформа моделирования сложных экономических систем JetCalc, исходный код которой доступен на GitHub. Там же содержатся ссылки на документацию, рабочую демо-версию и другие дополнительные ресурсы. Система распространяется по лицензии MIT и открыта к любым предложениям по участию в ее дальнейшем развитии для всех заинтересованных лиц.

Прежде чем перейти к особенностям архитектуры JetCalc, следует сказать, что JetCalc является свободной версией системы, реализованной в экосистеме JavaScript, основанной на архитектуре закрытой системы, реализованной на технологиях Microsoft, которая с 2012 года обеспечивает процессы бюджетирования, экономического анализа и консолидации управленческой и финансовой отчетности, в том числе для составления консолидированной отчетности в соответствии с МСФО, в крупном металлургическом холдинге с годовым оборотом более 10 млрд. $.

В системе JetCalc, как и в Excel, все расчеты выполняются на основе формул, которые разрабатывает и тестирует конечный пользователь. При этом расчетная система JetCalc обладает рядом уникальных свойств, позволяющих легко модифицировать используемые модели данных и формировать сложные консолидированные отчеты в режиме реального времени.

Ключевой особенностью модели данных JetCalc является способ создания формул ячеек. Если в Excel формулы прописываются для каждой ячейки, то в JetCalc формулы пишутся для строки или колонки, а на уровне ячейки формулы формируются системой динамически в контексте открытого документа. Такой подход кардинально сокращает время на изменение формул и полностью исключает появление арифметических ошибок. Более того, отдельные колонки комбинируются в заголовки (шапки) для определенных видов документов, что позволяет в одном месте менять формулы колонок одновременно для нескольких документов.

Другой особенностью JetCalc является наличие специализированного механизма суммирования значений ячеек по строкам документа, в основе которого лежит дерево строк, в котором суммирование производится по дочерним строкам для каждой родительской строки. Поэтому вместо перечисления ячеек в Excel, которые должны войти в качестве аргументов в формулу СУММ(А1; А2;…), в JetCalc достаточно поставить галочку против нужной суммовой строки на веб-интерфейсе. При этом любая строка может быть помечена, как не входящая в сумму, а также как суммируемая с противоположным знаком (то есть вычитаемая). При добавлении новых строк, в отличии от Excel, в JetCalc не нужно изменять никакие настройки, так как в контексте открытого документа формулы ячеек будут переформированы автоматически.

Третьей важной особенностью JetCalc является сбор информации в разрезе объектов учета, организованных в виде дерева, имеющих ряд атрибутов, позволяющих выполнять сложные вычисления по агрегации и фильтрации путем написания простых и понятных формул.

Например, для дивизиона «Металлургические предприятия» (код MET), в который входят АО "Уральский металлургический завод" (код 201) и АО "Уральский прокатный завод" (код 202), для расчета итога по дивизиону формула любой первичной ячейки в контексте документа будет преобразована к виду:

$строка@колонка#201? + $строка@колонка#202?

Это же выражение может быть представлено в виде формулы с функцией консолидации, которое автоматически будет расширено при добавлении в группу MET одного или нескольких предприятий:

$строка@колонка<<<(D:MET)?

Также в ядро системы JetCalc встроен механизм автопрокачки значений в форме ввода данных, позволяющий существенно сократить нагрузку на расчетную систему путем однократного сохранения в базе данных значений, вычисляемых по формуле, в виде первичных значений в базе данных. В последующем такие сохраненные значения могут многократно использоваться расчетной системой при формировании различных аналитических расчетов. Для настройки автопрокачиваемых значений применяются те же самые формулы, что и для настройки динамически вычисляемых значений.

Выбор между использованием динамических формул и автопрокачиваемых значений полностью определяется пользователем, настраивающим модель предметной области, и заключается в выборе между легкостью администрирования и скоростью расчета показателей документа:


  1. динамические формулы достаточно настроить один раз, но по мере усложнения модели и увеличения количества данных скорость формирования отчетов будет постепенно замедляться;


  2. формулы автопрокачки позволяют заменить вычисляемые значения на первичные, что кардинально увеличивает производительность отчетной системы, но требует большей дисциплины при модификации структуры документа, так как ранее прокачанные значения могут потребовать повторной прокачки после внесения изменений в настройки документа.


Подробнее о расчетной системе JetCalc можно прочитать по адресу.

Еще одним интересным механизмом повышения производительности экономистов в JetCalc является механизм контрольных точек, представляющий собой особый класс формул, также настраиваемых пользователями, которые при правильном вводе первичных данных должны выдавать нулевое значение. При наличии ненулевых значений в контрольных точках документ не может быть заблокирован от ввода данных, а значит официально не может считаться своевременно представленным в вышестоящую организацию. Такой подход позволяет распараллелить работу по выявлению логических ошибок на сотни сотрудников отчитывающихся организаций вместо единичных сотрудников вышестоящей организации.

И конечно же, в системе JetCalc реализованы такие стандартные возможности, как печать документов или сохранение отчетов в файлы PDF, вывод данных отдельных документов в виде графиков, создание предметной документации для каждого документа, и много другое.

Из перспективных вещей, на практике доказавших свою реализуемость, можно выделить возможность распространения однажды созданных моделей неограниченному числу подписчиков через GitHub. Данная возможность основана на хранении создаваемых моделей предметной области в базе данных MongoDB, а значений – в PostgreSQL. Поэтому модель предметной области представляет собой файл в формате JSON, который легко загрузить в базу MongoDB из любого источника.

В заключении хотелось бы сказать, что в настоящее время проект развивается в рамках личной инициативы его участников и готов для применения в реальных «боевых» условиях примерно на 90%. Но эти оставшиеся 10% требуют тщательной доводки системы до коммерческого уровня по всем направлениям – от тестирования скриптов развертывания, доработки функциональности расчетной системы, улучшения эргономики веб-интерфейса до написания документации, создания демо-моделей, разработки форматов сохранения моделей и протоколов обмена данными с внешними системами и многое другое.

Поэтому все заинтересованные в развитии проекта приглашаются к участию в команде разработчиков, на сегодня состоящей из двух человек, работая в которой можно будет найти своих единомышленников, получить уникальные знания по продукту, не имеющему аналогов на рынке, и реализовать свои самые фантастические идеи.

habr.com

Расширенный фильтр Excel – великолепная альтернатива регулярным выражениям

≡  5 September 2016   ·  Рубрика: Excel   

Текст представляет собой адаптированный перевод статьи Annie Cushing (Энни Кашинг), оригинал — Advanced Filters: Excel’s Amazing Alternative To Regex. Курсивом выделяются названия пунктов меню для Excel 2013 и Mac 2011 или термины.

Всегда казалось странным, что Excel не поддерживает регулярные выражения (кои в среде программистов зовут регулярками или регэкспами). С их помощью делают сложную сортировку и фильтрацию. Инструмент SeoTools plugin for Excel поддерживает регулярки, но, как и большинство дополнительных ресурсов для Excel, работает только на платформе ПК. Эта статья предназначена, в основном, для пользователей Mac (мы не рекламируем SeoTools).

Однако Excel предлагает альтернативу регэкспам, дающую похожий функционал и доступную на всех операционных системах. Она называется расширенный фильтр. И это более гибкий и лёгкий для изучения инструмент.

НЕМНОГО ТЕОРИИ

Рассмотрим некоторые базовые понятия, чтобы потом перейти к непосредственному знакомству с инструментом.

Сразу уточним: если отформатировать данные как таблицу, мы уже получим стандартный набор фильтров. Но иногда этого недостаточно. Excel предоставляет только два типа подстановочных знаков и набор их сочетаний весьма ограничен (в скобках приводится эквивалент для регулярных выражений):

    • (звездочка) — 0 или больше знаков (равнозначно .*)
  • ? любой единственный знак (равнозначно .)
  • ?* 1 или больше знаков (равнозначно .+)

Другое преимущество расширенного фильтра перед таблицами (при очевидных достоинствах последних) — возможность скопировать отфильтрованные данные в любое удобное место. Если применить фильтр к отформатированной таблице, то нельзя располагать данные по её бокам, потому что при изменении условий фильтра часть строк может «исчезнуть». Не хотелось бы попасть в подобную ситуацию.

Для иллюстрации работы с расширенным фильтром нам потребуется база данных. Она получена из статистики по запросам к сайту aviasales.ru через сервис Гугла (это тоже не реклама). Ссылка на файл.

Подготовка к работе с расширенным фильтром

Для дальнейшего нам нужен «подопытный» — база данных, над которой будем ставить эксперименты. Мы её оставили отформатированной под таблицу. Но это лишь для «красоты», поскольку применение расширенного фильтра удалит стандартные табличные фильтры. Последние можно включить повторно по окончании получения наборов данных.

Расширенный фильтр находится:

Для ПК: Данные > Сортировка и фильтр >Дополнительно.

Для Мак: Данные > Сортировка и фильтр > Фильтр > Расширенный фильтр

Пользователи Mac могут щёлкнуть ПКМ по таблице и выбрать нужный пункт из контекстного меню. На ПК такой возможности нет.

Ещё один момент — база данных должна иметь заголовки столбцов, как показано ниже.

Небольшой совет

Подробная информация о фильтрах приведена ниже в пунктах Операторы, Заголовки и Множественные условия.

Базовые операторы

В дополнение к вышеупомянутым подстановочным знакам приведём некоторые операторы, необходимые при работе с фильтром:

  • = равенство, т.е. левая и правая часть должна совпасть: =билет [включит все ячейки, содержащие билет]
  • <> не равно, левая и правая часть не должны совпасть: <> https://www.aviasales.ru/mag* [исключаем данный адрес (блог)]
  • ‘ апостроф преобразует формулу в текст, если поставить его первым в ячейке: ‘=купить авиабилет
  • > больше чем: >500
  • >= больше или равно: B4-C4>=3
  • < меньше чем: C6<D6
  • <= меньше или равно: <=3
Заголовки

Чтобы начать работу с расширенным фильтром, скопируйте заголовки базы данных в удобное место вне самой базы. Как правило, отбор идёт по одному столбцу, но встречаются и более сложные случаи. На первых порах сделайте заголовки как в учебной базе. Критерии для отбора пишутся непосредственно под заголовками. Примеры приведены ниже.

Набор условий

Вот три базовых конструкции для множественных условий:

ИЛИ: Если имеется несколько критериев и отбор нужен при совпадении хотя бы одного, используется логический оператор ИЛИ. При использовании таблицы условий это достигается расположением критериев вертикально на разных строках. Приведённый пример демонстрирует это:

Фильтр отберёт строки, для которых выполняется хотя бы одно из условий, т.е. либо Позиция меньше 11, либо Количество больше 1000. Оператор ИЛИ можно использовать и для одного столбца. В таком случае, все критерии располагаются друг под другом в целевом столбце.

И: Если необходимо одновременное соблюдение всех критериев, применяется логический оператор И. Для этого критерии располагают на одной строке.

Данный пример отбирает строки, где в столбце Ключевые слова встречается слово “купить” и нет слова “самолёт”, также значение в Позиция больше 7, а значение в Среднемесячное количество больше 1000. Помним, что звёздочка обозначает любое количество знаков. В нашем примере будут отобраны строки, в которых встречается “купить” на любой позиции внутри ячейки. Обратите внимание, что отсев идёт по слову “самолёт”, “самолет” вполне проходит.

ОБА ОПЕРАТОРА: Можно блеснуть своим умением, применив оба оператора для установки критериев.

Такая таблица условий слегка обескураживает. Но этот фильтр всего лишь отбирает строки, в которых присутствует слово “купить” или “аэрофлот”, при этом нет слов “самолет” или “самолёт”, а значения последнего столбца больше 1000.

Примечание: Чтобы получить текст вместо формул, достаточно поставить апостроф перед операторами сравнения: ‘=купить или ‘<>самолёт. Майкрософт на своём сайте советует излишне сложный способ, предлагая заключить в двойные кавычки всё выражение, а перед ним ставить знак равенства: =”=купить“.

В файле справки самого Excel написано, что преобразовать формулу в текст можно, поставив первым знаком апостроф. Но на сайте предлагают весьма замысловатый путь.

Промежуток: Если необходимо получить данные, лежащие в некотором промежутке, можно применить следующий приём:

Эти условия отберут ключевые слова, для которых Среднемесячное количество находится в промежутке от 3700 до 10000.

Формулы: Это действительно мощный инструмент. Вместо таблицы критериев можно использовать формулы.

На примере сделано то же, что и в пункте Оба оператора. Только условия заданы с помощью формул.

Пара моментов, на которые необходимо обращать внимание при использовании формул:

  • Формула должна возвращать логическое значение ЛОЖЬ или ИСТИНА;
  • Заголовки над формулами должны отличаться от заголовков базы данных, можно вообще использовать пустую строку;
  • Формула должна ссылаться на ячейки первой строки под заголовками базы данных;
  • Ссылки на проверяемые ячейки базы должны быть относительными: вида С4, при абсолютных, таких как $C$4 — значение формул будет статичным, т.е. всегда ЛОЖЬ или всегда ИСТИНА.
Общий алгоритм

Пошаговый алгоритм работы с расширенным фильтром (полагаем, что данные и табличка условий уже подготовлена):

Шаг 1: Как упоминалось ранее, щёлкните любую ячейку внутри подготовленного набора данных и перейдите:

Данные > Сортировка и фильтр >Дополнительно для ПК. Для Мак: Данные > Сортировка и фильтр > Фильтр > Расширенный фильтр.

Откроется меню. Здесь приведён скриншот Excel 2013, но все пункты совпадают с Mac.

Шаг 2: Выберите, где будут размещаться отобранные данные. В большинстве случаев разумнее определить «другое место», это оставит неизменным исходный массив данных. Но выбор за вами.

Шаг 3: Для исходного диапазона Excel по умолчанию отбирает всю «таблицу». Это можно изменить, исключив ненужные столбцы. Но Excel позволит выбрать только прямоугольный диапазон. Чтобы отобрать столбцы с пропусками, введите названия целевых столбцов в свободных ячейках и укажите их адрес для диапазона вывода. В Дополнительных примерах приводится подробное пояснение.

Шаг 4: Для установки диапазона условий щёлкните внутри поля и выделите соответствующий диапазон на листе. Если нужно свернуть меню, нажмите на значок выбора диапазона справа от поля.

Шаг 5: Если выбран пункт Cкопировать результат в другое место, укажите адрес в поле Поместить результат в диапазон. Можно указать единичную ячейку, тогда она станет верхней левой выводимого диапазона, или выбрать ячейки с введёнными названиями нужных столбцов.

Шаг 6: Если нужны только уникальные записи поставьте флажок. К сожалению, большинство людей используют исключительно эту функцию.

Шаг 7: Жмём OK, смотрим на результат.

Шаг 8: Если список фильтровался на месте, можно сбросить фильтр, нажав Очистить, но это верно для ПК. Данный пункт расположен выше пункта Дополнительно. На Маке присутствует аналог — Очистить фильтр, но он недоступен. Ещё один довод в пользу фильтрации на новое место. Чтобы сбросить фильтр нужно отменить действие — нажать Command-Z, или подключить стандартный фильтр.

Дополнительные примеры

1. Исключить слова

<> В данном контексте значит не содержит

2. Получить ключевые слова первой десятки

Заголовки двух столбцов скопированы для диапазона вывода

3. Вывести ключевые слова, для которых Cреднемесячное количество лежит в промежутке [5000, 10000]

Для получения промежутка копируем дважды заголовок столбца и вводим ограничения на одной строке.

4. Содержит хотя бы одно из слов: “купить”, “аэрофлот”. Не содержит слово “туту”, и значение в столбце Среднемесячное количество больше 500

В ячейках с условиями первый знак — апостроф, увидеть его можно в строке формул.

5. Ключевые слова содержат “аэрофлот” и Среднемесячное количество больше 500

Как и в предыдущем примере, первый знак в ячейке — апостроф.

6. Ключевые слова, для которых Позиция меньше 3, или Среднемесячное количество больше 1000

Для диапазона условий ИЛИ наличие пустого столбца — не помеха.

7. Ключевые слова содержат, по крайней мере, 1 знак перед словом “аэрофлот”

Сочетание ?* требует наличия хотя бы 1 знака, но может содержать больше (эквивалент .+ в регулярках)

8. Ключевые слова, для которых Среднемесячное количество больше 8000

Сделано формулой, не забываем включить пустую ячейку над ней в диапазон условий.

9. Ключевые слова, для которых Среднемесячное количество больше 10000, а Конкурентность меньше 0,75

Используем функцию И в формуле.

10. Ключевые слова первой десятки по критерию Среднемесячное количество

Формула отбирает ячейки, значение которых больше или равно 10-му по величине числу. Само число получаем функцией НАИБОЛЬШИЙ. Обратите внимание, сравниваемая ячейка получена относительной ссылкой, а диапазон поиска для функции — абсолютной.

Заключительные рекомендации

Есть несколько подводных камней в применении расширенного фильтра. Помните о них, чтобы избежать неприятных сюрпризов.

  • Если случайно включить в диапазон условий пустые ячейки, расположенные под заполненными строками, то Excel воспримет их как условия, включающие всё.
  • Если вывод результатов идёт на другой лист, то запускать фильтр нужно с этого листа. Excel разрешает вывод результатов только на тот лист, с которого запущен фильтр.
  • Если фильтрации идёт на месте, то не получится последовательно применить несколько фильтров. Применение нового аннулирует предыдущие результаты.
  • Как уже писалось выше, пункт Очистить фильтр не работает в Excel 2011. Для сброса фильтра используйте отмену действия (Command-Z) или подключите обычный фильтр. В 2016 это исправили (прим. пер).
  • При выводе результатов в другое место полезно совместное применение оператора <>. Кроме того, можно транспонировать полученные данные: выделить, Копировать > Специальная вставка > флажок транспонировать.
Совет для продвинутых пользователей Excel

Для создания динамического фильтра можно сделать выпадающий список через пункт Проверка данных. Это позволит применять предопределённые значения для генерации фильтров. Но придётся каждый раз запускать расширенный фильтр вручную.

Однако существует хороший выход — макрос. Достаточно подключить несложный макрос и назначить его запуск по сочетанию клавиш или по щелчку на кнопке. Вместо кнопки можно использовать картинку. Например, такую:

Если вы затратите немного времени на изучение расширенного фильтра, то поймёте простоту и мощь данного инструмента.

Следующая статья Предыдущая статья

needfordata.ru